Lista zadań to często lista pobożnych życzeń. Wypełniona po brzegi, pełna błahostek, które przyjemnie się wykreśla, ale niewiele zmieniają w twoim życiu. Jak to poprawić?
Lista zadań musi mieć ręce i nogi. Wtedy będzie narzędziem, które pomoże ci dobre organizować czas pracy i poprawi twoją produktywność.
Oto garść uwag, które pomogą ci tworzyć lepsze listy to-do.
Spis Treści
Lista zadań – zasady
Przed spisaniem listy zadań na kolejny dzień pamiętaj, że to twoja lista to do. Często, zbyt często, taka lista zawiera sprawy ważne dla innych, a niekoniecznie dla ciebie.
Dlatego zacznij od wypełnienia kartki zadaniami, które są ważne dla rozwoju twojego biznesu, kariery, pasji.
Prawdopodobnie powstał naprawdę długi zestaw rzeczy do zrobienia. Nie szkodzi.
Lista zadań do wykonania
Teraz wybierz z niego jedną (maksymalnie trzy) sprawy, które chcesz zrobić dzisiaj (lub jutro, jeśli planujesz wieczorem).
Oszacuj ile czasu zajmie ci wykonanie tej rzeczy/spraw. Dopiero potem – jeśli zostanie czas do zaplanowania – dodaj inne punkty.
Co uzyskasz?
Większe szanse, że kolejnego dnia zrobisz coś rzeczywiście istotnego. Znajdziesz czas na jedną ważną rzecz, której załatwienie, jak mówi Garry Keller, sprawi, że wszystko inne będzie łatwiejsze lub niepotrzebne.
Tymczasem w praktyce zamiast jednej ważnej rzeczy, wrzucamy na listę zadań sprawy pilne – nieważne. Takie, które są głośne, domagają się twoje uwagi, pochłaniają czas, ale nie dają wiele w zamian.
Zamiast realizować zadania kluczowe dla rozwoju kariery lub biznesu, często jesteśmy po prostu „zajęci”.
Bycie „zajętym” daje złudzenie, że idziemy w stronę wybranego celu. Jednak to tylko złudzenie. Dopiero załatwienie jednej, drugiej, trzeciej ważnej sprawy zmienia naszą sytuację.
Nie zawsze można się poświęcić tylko najważniejszym zadaniom. Mamy różne zobowiązania, szefów, przełożonych, niespodziewane okoliczności.
Kluczowa jest zmiana nastawienia. Znalezienie w chaosie dnia codziennego czasu na realizację tego, co przyniesie wielkie korzyści w przyszłości.
Lista to-do
Zapomnij o dokładnym wyliczeniu ile czasu potrzebujesz na realizację zadań z listy to-do. To prosta droga do klęski i frustracji.
Przede wszystkim większość z nas jest słaba w robieniu takich prognoz. Jesteśmy zbyt dużymi optymistami. Nie potrafimy przewidzieć wszystkich okoliczności. Pojawiają się niespodziewane problemy.
Na koniec okazuje się, że dokończenie raportu zajęło 3 godziny zamiast 90 minut. I wali się cały harmonogram dnia.
Rozwiązaniem jest tworzenie czasowych stref buforowych. To 30-60 minut pozostawionych „luzem” między zadaniami. Taki niezaplanowany czas na nieprzewidziane wydarzenia.
Będziesz miał podwójną korzyść z buforów. Skończysz szybciej zadanie – zyskasz wolny czas dla siebie. Opóźnienie? Plany na resztę dnia nie legną w ruinach.
Listy zadań – blokowanie spraw do zrobienia
To jedna z bardziej praktycznych technik przy tworzeniu list to-do. Na czym polega?
Starasz się robić podobne zadania w jednym bloku czasowym. Np. odpowiadasz na mejle i oddzwaniasz w godz. 12-13, a media społecznościowe przeglądasz w godz. 15-16.
Żeby osiągnąć niezwykłe wyniki, weź notes lub kalendarz i podczas każdej sesji planowania dnia, wyznacz trzy bloki: kiedy będziesz odpoczywał, przynajmniej 4 godziny przeznaczone na Jedną Rzecz oraz przynajmniej godzinę tygodniowo na sprawdzenie jak ci idzie realizacja celów – radzi Gary Keller w „Jednej rzeczy”.
Blokowanie czasu ma wiele wspólnego z techniką Pomodoro. Tam też w skupieniu pracujesz nad jedną rzeczą, robisz przerwę i zajmujesz się kolejną.
Korzyść z blokowania zadań? Mniejszy stres i zmęczenie, za to większa efektywność oraz oszczędność czasu i energii.
Naturalnie nie da się idealnie zaplanować całego dnia. Częściej niż rzadziej wydarzy się coś zaskakującego, co zniszczy twój misterny plan. To normalne. Jednak zawsze będzie ci łatwiej wrócić na właściwe tory jeśli używasz dobrze przemyślanej listy zadań.
