Organizacja czasu pracy – sekrety, które ci w tym pomogą

Organizacja czasu pracy to niemałe wyzwanie. Codziennie przekonuje się o tym każdy z nas. Jak zdecydowanie ułatwić sobie zarządzanie czasem?

Porad na temat wyśmienitej organizacji czasu znajdziesz w sieci mnóstwo. Mają różną wartość. Niektóre są dobre (technika Pomodoro lub zasada 80/20), inne słabsze.

My proponujemy 5 sposobów, które odkrył Cal Newport, autor „Głębokiej pracy”, a wydobył je Eric Barker z bakadesuyo.com.

Organizacja czasu pracy – 5 sekretów profesora

Spotkania, e-maile, narady, współpracownicy, którzy muszą się o coś dopytać. Możesz mieć wrażenie, że jesteś jak chomik – pędzisz w kołowrotku, ale nie posuwasz się do przodu.

Ratunkiem jest „głęboka praca„. Tak mówi Cal Newport, niezwykle produktywny profesor na Uniwersytecie Georgetown. Tymczasem bardzo często oddajemy się „płytkiej pracy”.

Jesteśmy zajęci a nie produktywni.

To jest nieskuteczne i sprawia, że ​​jesteś nieszczęśliwy – stwierdza Barker.

Organizacja czasu pracy – „głęboka praca” i „płytka praca”

Barker tłumaczy, za Calem Newportem, że wszystko, co robimy w biurze, nazywa się „pracą”. Tymczasem istnieją dwa rodzaje pracy:

• „Głęboka praca” to wykorzystywanie swoich umiejętności do tworzenia czegoś wartościowego. Wymaga myślenia, energii, czasu i koncentracji,
• „Płytka praca” to wszystkie drobne sprawy administracyjne i logistyczne: e-maile, spotkania, telefony, raporty z wydatków itp.

Dzięki „płytkiej pracy” utrzymasz się na powierzchni (możesz unikniesz zwolnienia z posady). Jednak to „głęboka praca” zdecyduje o awansie. Bo umiejętność skoncentrowanej pracy jest rzadka i tym samym poszukiwana na rynku.

To nie wszystko. „Głęboka praca” daje ci również szczęście.

Na poziomie neuronauki widzimy, że twój świat jest tym, na co zwracasz uwagę. Kiedy wykonujesz głęboką pracę, twoja uwaga jest naprawdę bardzo konkretna skupiona na czymś, co jest bardzo satysfakcjonujące – zauważa Newport.

Jaki jest zatem sekret zarządzania czasem pracy?

(Dowiedz się, jak zakończyć e-mail, żeby ułatwić sobie życie)

Zarządzanie czasem pracy – 5 sposobów na większe efekty

1. Zaplanuj prawdziwą pracę

Zrób dla niej miejsce w kalendarzu – dosłownie. Często wpisujemy na listę spraw do załatwienia spotkania, rozmowy telefoniczne, ale brak tam bloku czasu na „głęboką”, skoncentrowaną pracę.

Często to agenda innych ludzi, a dostaje twój czas. Tymczasem twoja prawdziwa praca jest sierotą – stwierdza Barker.

Dlatego przeznacz bloki czasu – 30, 60,90 minut na początek na wartościową pracę. Zorganizuj również blok czasu na e-maile czy telefony.

2. Zapisuj liczbę godzin „prawdziwej pracy”

Dzięki temu będziesz wiedział, że robisz postępy w ważnych sprawach.

Jednym z pomysłów, który uznałem za naprawdę użyteczny, było posiadanie tablicy wyników. Zapisuję listę, więc każdego dnia mogę zobaczyć, ile godzin głębokiej pracy faktycznie wykonałem – pisze Newport.

Dzięki takiej tablicy łatwo zauważyć np. że w 40 godzinnym tygodniu pracy tylko 2 godziny przeznaczyłeś na najbardziej wartościowe zadania.

3. Częściej mów „nie”

Barker przypomina, że najbardziej niebezpieczne słowo, jeśli chodzi o produktywność to słowa „tak”.

Często trudno odmawiać współpracownikom, ale nie ma innego sposobu. Trzeba z czegoś zrezygnować, żeby mieć czas na „głęboką pracę”.

To miliarder Warren Buffett powiedział, że ludzi ludzie sukcesu mówią „nie” prawie wszystkiemu.

Organizacja czasu pracy – rytuał i szczera rozmowa z szefem

4. Stosuj rytuały „głębokiej pracy”

Rzecz polega na wytrenowaniu mózgu do szybkiej koncentracji. Nie trzeba nic szczególnego. Newport podaje przykład prostych rytuałów – posprzątanie biurka, zamknięcie drzwi, zrobienie kawy, dziesięciominutowy spacer.

Ten rytuał mówi mózgowi: „Wchodzę w tryb głębokiej pracy” – stwierdza profesor.

5. Porozmawiaj z szefem

Oczywiście nikt nie jest samotną wyspą, szczególnie w korporacji. Wielu z nas obawia się, że koncentracja na „głębokiej pracy” pociągnie za sobą lekceważenia e-maili czy opuszczanie zebrań. A to już prosta droga do problemów z szefami.

Dlatego porozmawiaj z przełożonym. Powiedz, że zależy ci na wykonywaniu „głębokiej pracy”, która przyniesie realne i duże zyski dla firmy. Będziesz spełniał inne obowiązki, ale chcesz też mieć czas na skoncentrowaną pracę. Zaproponuj proporcje 50 na 50 proc.

Zapytaj szefa np. w ilu naradach rzeczywiście musisz brać udział. Obiecaj, że przedstawisz mu wyniki swojej „głębokiej pracy”. I dotrzymaj słowa.

Wyglądanie na zajętego przestaje być ważne, kiedy możesz pokazać wyniki, które jasno pokazują, że naprawdę byłeś zajęty – podkreśla barker.