Jak zakończyć e-mail? Najlepiej użyć formułki, która zdecydowanie ułatwi ci życie. Choć pomysł, który za chwilę poznasz może być zaskakujący.
Każdy, kto choć przez chwilę pracował w korporacji wie o czym mowa. Ilość mejli, które codziennie trafiają do skrzynki potrafi iść w setki. Najgorzej jest po urlopie. Czasem potrzeba dnia, żeby wykarczować swoją skrzynkę.
Niestety duża część e-maili ma znikome znaczenie. To nie wszystko. Nawet ważne lub umiarkowanie istotne listy bywają rozwlekłe. Ich przeczytanie zajmuje zbyt wiele cenneg czasu. Czasu, którego nikt ci nie zwróci.
W dodatku nigdy nie masz pewności czy gdzieś, tuż przed końcem listu, autor nie umieścił ważnej informacji.
Czy jest na to sposób? Owszem, za chwilę go poznasz.
Jak zakończyć e-mail
Z pomocą przychodzi artykuł Leah Fessler z „Quartz”. Autorka na własnej skórze przerobiła co znaczą długaśne e-maile. I ma dla ciebie ciekawą propozycję.
Po pierwsze, jeśli nie musisz wysyłać długiego mejla, to go nie wysyłaj. W przypadku na prawdę ważnych spraw najlepiej zadzwonić lub porozmawiać.
Musisz wysłać e-mail? Zobacz jak go zakończyć.
Jak zakończyć e mail: złota formuła
Dyrektor mówi ludziom ze swojego zespołu:
„Proszę, nie pisz mi powieści, nie przeczytam jej ”. Po prostu nie mam czasu. Zamiast tego napisz w temacie, o co chodzi. I powiedz mi z góry: potrzebna jest decyzja, czy potrzebujesz, żebym na coś spojrzał, czy też jest to „Kiedy masz czas, spójrz na to”? – mówi Beth Ford z Land O’ Lakes.
Dzięki temu dyrektor może ustalić priorytety i reagować, gdy zajdzie taka potrzeba.
Dlatego Fessler radzi, żeby każdy z nas na końcu swojego e-maila napisał:
„Proszę, nie pisz mi powieści, ja jej nie przeczytam”.
Taka formuła z czasem zdziała cuda. Po prostu długie mejle przestaną do ciebie przychodzić.
Owszem, zauważa autorka artykułu, takie podejście jest dosadne. Dla wielu osób zbyt dosadne. Jednak przekonuje, że takie osoby mylą się.
Fessler tłumaczy: częścią bycia efektywnym pracownikiem jest zapewnienie produktywności i wydajności. Innym fragmentem jest natomiast budowanie pozytywnych relacji ze współpracownikami. To znaczy, że prawdopodobnie będą oni czasem wysyłać Ci długie wiadomości.
Piękno porady Forda polega na tym, że nie odrzuca ona treści długich wiadomości e-mail, które możesz jej wysłać, ani nie karci cię za wysłanie. Zamiast tego mówi ci tylko, że ze względu na to, że czas jest skończony, a pracy stale przywbywa, nie będzie czytać Twojej wiadomości e-mail, jeśli jest bardzo długa – zauważa Fessler.
Natomiast dzięki takiemu zakończeniu mejla nadawca może ponownie wysłać – tym razem krótszą – wiadomość lub poprosić o rozmowę. Dodatkowo na pierwszy rzut oka wiadomo czego będzie dotyczył mejl – informacja jest zawarta w jego tytule.
Bezpośredniość i zwięzłość jest silną stroną komunikatorów i programów takich jak Slack. Ułatwiają życie i sprawiają, że rośnie nasza efektywność. Dlatego z myślą o tych wartościach warto konstruować też nasze mejle.
