Harmonogram dnia pomoże ci zapanować nad chaotyczną rzeczywistością i zaplanować dzień. Oto praktyczne wskazówki, jak organizować swój czas.
Harmonogram dnia pomoże w skutecznym planowaniu dnia. Dzięki niemu będziesz mógł realizować swoje cele, a nie agendę narzuconą przez innych. Znajdziesz również czas dla rodziny i przyjaciół.
Jak skonstruować harmonogram dnia i być produktywnym?
Oto celne wskazówki Nira Eyala z jego strony Nirandfar.com.
Spis Treści
Harmonogram dnia i jego konstruowanie
Harmonogram daje odpowiedź, na to, co masz robić dalej. Przypomni, że wszystko, czego nie ma w planie, rozprasza cię.
Inaczej mówiąc, harmonogram pomoże ci przejąć kontrolę nad swoim życiem.
Eyal podzielił tworzenie harmonogramu na trzy etapy:
- przekształcenie wartości w czas,
- utworzenie szablonu,
- synchronizację z interesariuszami.
Harmonogram dnia pracy – zamiana wartości w czas
Tworzenie harmonogramu należy zacząć od przejrzenia swoich wartości.
Wartości to nasze podejście do świata: „jacy chcemy być, za czym chcemy się opowiadać i jak chcemy odnosić się do otaczającego nas świata” (słowa Russa Harrisa). Wartości, przypomina Eyal, nie są celami końcowymi, ale raczej wytycznymi dla twoich działań.
Problem w tym, że nie mamy czasu na życie zgodnie z naszymi wartościami. Nieumyślnie spędzamy zbyt dużo czasu w jednej dziedzinie naszego życia kosztem innych. Na przykład, jesteśmy zajęci pracą kosztem życia zgodnie z naszymi wartościami z rodziną lub przyjaciółmi – stwierdza Eyal.
Brak troski o zgodność działań z wartościami odbija się nie tylko na np. braku motywacji do pracy. Efektem jest niezadowolenie z całego życia.
Eyal zauważa, że chociaż każdy z nas może wyznawać różne wartości, pomocne jest podzielenie ich na trzy nakładające się domeny życia: Ja, Relacje i Praca.
Planowanie dnia i tygodnia
Pewnie najczęstszym i najpoważniejszym błędem, który popełniamy jest nadmierna alokacja czasu w jednej dziedzinie życia.
Dlatego w ten sam sposób, w jaki budżetujemy nasze pieniądze, musimy budżetować nasz czas – podkreśla Eyal.
To nie nasze niedociągnięcia i brak wysiłku – w przeciwieństwie do braku harmonogramu – są często przyczyną porażek, stresu i braku satysfakcji. Zazwyczaj dzieje się tak, bo nie wiemy, co chcemy zrobić i pozostawiamy swój czas do dyspozycji innych osób.
Eyal daje przykład kobiety, która była dostępna cały czas dla pracowników i klientów. Na początku jej kariery taka polityka sprawdzała się. Wtedy miała tylko jedno zadanie – sprzedawać.
Firma doceniła ją, kobieta pięła się po szczeblach kariery. Zmieniła się jej sytuacja i aspiracje, ale sposób w jaki pracowała, nie zmienił się.
Dlatego najpierw zdecydowała, ile czasu spędzi w każdej domenie w swoim życiu, a potem zgodnie z radą Nira Eyala, ustaliła szablon tygodniowy – hipotetyczny, idealny tydzień zgodny z jej wartościami.
Tworząc harmonogram musisz – z dużą dozą krytycyzmu – określić ile czasu potrzebujesz na sen, podstawową higienę, ćwiczenia i wszystko, co uznasz za niezbędne dla swojego dobrego samopoczucia.
Zadbałeś o siebie? Kolej na następny priorytet. Zajmij miejsce w harmonogramie na czas dla bliskich (współmałżonka, dzieci, rodziców, przyjaciół). Wreszcie zarezerwuj czas na pracę.
W ten sposób masz gotowy harmonogram dnia i tygodnia zaplanowany co do minuty. Uszanujesz swoje wartości i ograniczysz rozproszenie uwagi. Będziesz miał więcej czasu na robienie tego, co chcesz zrobić.
Planowanie dnia pracy
Wybierz zadania, które chcesz wykonywać w pracy codziennie. Na pierwszym miejscu powinna być głęboka praca – skoncentrowany wysiłek nad jednym zadaniem. Żadnego multitaskingu.
(Sprawdź, jak wykorzystać technikę Pomodoro i pracować w skupieniu)
Kolejny krok to rezerwowanie czasu na np. rozmowy z klientami, spotkania służbowe, a późnym popołudniem na przetwarzanie e-maili.
Naturalnie, taki harmonogram nie jest zapisany w kamieniu. Wyznacza kierunek i uniemożliwia powrót do starych nawyków. Uwolni cię od zobowiązań, które ograniczają produktywność i szkodzą twojemu samopoczuciu.
Produktywności i synchronizacja z interesariuszami
Trzeci krok to rozmowa o harmonogramie z osobami, które najbardziej potrzebują twojego czasu. To najczęściej współmałżonek, partner lub partnerka. Pokaż mu swój plan i wspólnie zróbcie poprawki jeśli będą konieczne.
Warto raz w tygodniu, np. w sobotę lub niedzielę przejrzeć plany na kolejny tydzień, żeby upewnić się, że macie czas dla siebie i rodziny.
Harmonogram należy omówić ze swoim szefem. Wyjaśnić mu, że firma skorzysta na uporządkowanym dniu pracy, wskazać, kiedy będziesz dostępny. Upewnij się, że dobrze rozumiecie na czym polega twoje podstawowe zadanie.
Używając tygodniowego harmonogramu znajdź czas raz w tygodniu na jego przejrzenie i zrobienie ewentualnych poprawek.
Eyal: dzięki harmonogramowi lepiej zrozumiesz, jak długo trwają zadania i upewnisz się, że masz czas na działania, które odzwierciedlają twoje wartości.
