Spotkanie służbowe to często zło konieczne. Zabiera czas, pozbawione jest wymiernych efektów…Jak grzecznie odmówić udziału w takim zebraniu?
Niektóre spotkania służbowe są rzeczywiście ważne. Uczestnicząc w nich spotkasz się z nowym szefem (dyrektorem czy prezesem) lub poznasz strategię firmy na następny rok.
Jednak wartościowe zebrania wydają się rzadkością. Dlatego sięgnęliśmy po praktyczne rady z serwisu Anothertaskdone.com.
Spis Treści
Spotkanie służbowe – jak go uniknąć bez ranienia uczuć
Nawet jeśli nie masz ochoty uczestniczyć w kolejnej naradzie, to często obawiasz się, jak na twoją odmowę zareaguje organizator.
Z jednej strony starasz się dobrze zorganizować czas pracy. Zajmujesz się zadaniami, które mają najważniejszej znaczenie dla firmy i twojej kariery. Jednocześnie nie chcesz robić sobie wrogów.
Jakie jest rozwiązanie?
Narada w firmie. 4 sposoby na jej uniknięcie
Najważniejsze, to zrozumieć, że czas jest bezcennym i deficytowym towarem. Jeśli poświęcisz go na spotkanie to nie będzie miał go na priorytetowe zadania.
Anothertaskdone.com proponuje cztery scenariusze.
1. Cotygodniowe spotkanie w sprawie stanu sytuacji
To według serwisu Anothertaskdone.com nieefektywny sposób na informowanie o drobnych aktualizacjach.
Większość uczestników siedzi cicho i przegląda Internet. „ Przepraszam, przegapiłem to pytanie. Czy możesz to powtórzyć?”
Co można z tym zrobić?
Rozwiązaniem jest wysłanie grzecznej odpowiedzi. Napisz w niej, że próbujesz zrobić miejsce w kalendarzu na więcej pracy – chętnie dołączysz do narady ad hoc, jeśli twoje dane będą przydatne.
To uprzejma odpowiedź na temat. Zawiera wyjaśnienie i otwarte drzwi do okazjonalnych spotkań.
Oczywiście sytuacja jest bardziej skomplikowana, jeśli jesteś kluczową osobą w firmie. Możesz rzucić wtedy pytanie czy spotkanie służbowe jest najskuteczniejszym sposobem wymiany firmy. Może lepiej wysyłać cotygodniowe podsumowanie e-mailem?
Jeśli jesteś szefem to możesz po prostu odrzucić zaproszenie tłumacząc priorytetową pracą. Warto dodać dopisek: „Czy mam przesłać podsumowanie moich wkładów i w razie potrzeby możesz mnie zaprosić na zasadzie ad hoc?”
(Zobacz, jak dobrze zakończyć e-maila)
2. Spotkanie służbowe bez agendy
Jeśli jest plan spotkania, to można zdecydować: warto pójść czy lepiej odpuścić.
Jeśli dostaniesz zaproszenie bez agendy, nie możesz dokonać tej decyzji – podkreśla Anothertaskdone.com
Odrzucenie spotkania z powodu braku agendy jest dość ryzykownym posunięciem. Szczególnie dla osób, które nie zajmują czołowych stanowisk.
Autorka radzi taką odpowiedź:
„Cześć Andrzej,
Czy możesz podzielić się planem tego spotkania? Mam pracowity tydzień, więc zastanawiam się, czy jest to spotkanie, w którym muszę uczestniczyć.
Dzięki, Tomek”
Brak odpowiedzi oznacza, że twoja odmowa jest akceptowalna.
3. Burza mózgów w firmie
Burza mózgów to z zasady dobre narzędzie. W teorii pozwala na wygenerowanie dużej ilości pomysłów, które później idą do krytycznej analizy.
Jednak w praktyce im więcej osób bierze udział w grupowej burzy mózgów, tym większy chaos i rozluźnienie.
Praktycznym rozwiązaniem są indywidualne burze mózgów. Każdy pracownik sam generuje pomysły.
Spotkanie – jeśli jest potrzebne – posłuży do przejrzenia opcji, które się pojawiły.
W odpowiedzi możesz zaproponować sporządzenie przez każdego listy pomysłów i rozesłanie ich do pozostałych członków zespołu. Zostaną przemyślane, a na spotkaniu omówione. Zamiast godziny, zebranie zajmie 20 minut.
4. Spotkanie służbowe informacyjne
Webinary, przeglądy projektu czy szkolenia na temat nowego partnera firmy – tego typu spotkania mogą być przydatne. Dlatego nie ma sensu z góry ich odrzucać.
Możesz natomiast poprosić o nagranie z takiego spotkania – obejrzysz je w wolnej chwili.
Niezłym pomysłem, podpowiada Anothertaskdone.com, jest obejrzenie nagrania z przyspieszeniem X 1,5.
