Rozliczenie podróży służbowej – pracownik ma na to 14 dni od zakończenia podróży. Co trzeba jeszcze o tym wiedzieć?
Przed wyjazdem w podróż służbową należy wypłacić pracownikowi zaliczkę na pokrycie niezbędnych kosztów. Zaliczka obliczana jest po wstępnej kalkulacji kosztów.
Zaliczkę możesz wypłacić w złotówkach lub walucie obcej (biorąc średni kurs złotego NBP z dnia wypłaty zaliczki).
Spis Treści
Rozliczenie podróży służbowej w kraju i zagranicą
Po zakończeniu podróży pracownik musi się z tobą rozliczyć w ciągu 14 dni. Polega to na przedstawieniu faktur lub rachunków za noclegi i bilety.
Natomiast nie można wymagać od pracownika udokumentowania, na co wydał diety.
Co jeśli nie można przedstawić dokumentacji?
Pracownik musi pisemnie wyjaśnić na co wydał pieniądze i dlaczego nie może przedstawić rachunków.
Dla pracownika dieta jest zwolniona z podatku dochodowego do wysokości limitu określonego w przepisach. Jeśli przepisy określają limit takich wydatków, pracownik płaci PIT od nadwyżki ponad limit (dla pracodawcy nadwyżka ponad limit nie jest kosztem uzyskania przychodu).
Rozliczenie podróży służbowej samochodem
Jeśli pracownik jedzie w podróż służbową własnym samochodem, to wydatki będą dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodu o ile:
- zostały udokumentowane w prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu,
- nie przekroczyły limitu.
Ten limit wynosi:
- dla samochodów osobowych 0,5214 zł za kilometr przy pojemności silnika do 900 cm 3,
- 0,8358 zł za kilometr przy pojemności silnika powyżej 900 cm 3,
- dla motocykla – 0,2302 zł za kilometr.
Wydatki ponad limit nie są kosztem podatkowym pracodawcy, a dla pracownika są przychodem.
Trzeba pamiętać, że jeśli przedsiębiorca rozlicza się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej, to wydatków pracownika nie zaliczysz do kosztów uzyskania przychodów.
Rozliczenie podróży służbowej przedsiębiorcy
Jeśli jako przedsiębiorca sam odbywasz podróż, to masz prawo odliczyć od przychodu poniesione na ten cel wydatki – to będzie koszt uzyskania przychodu.
Dlatego należy archiwizować dowody potwierdzające związek podróży z prowadzoną działalnością gospodarczą (np. zamówienia na usługi lub towary, faktury, oferty kontrahentów).
Do kosztów zaliczysz również bilety za pociąg, autobus lub samolot. Pamiętaj, żeby być w stanie uzasadnić racjonalność takich wydatków.
Taka dokumentacja przyda się podczas ewentualnej kontroli skarbówki.
(Sprawdź czym grozi wystawienie pustej faktury)
Podróżujesz samochodem, który stanowi środek trwały firmy? Dzięki temu odliczysz 100 proc. wydatków na jego użytkowanie (musisz prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu).
Jeśli nie prowadzisz ewidencji, odliczysz 75% wydatków.
Skorzystałeś z samochodu prywatnego? Wtedy nie masz obowiązku prowadzenia żadnej ewidencji przebiegu pojazdu. Odliczysz 20 proc. wydatków na jego użytkowanie.
Co z dietami?
W podróży służbowej nie możesz odliczyć faktycznie poniesionych wydatków na wyżywienie. Ale przysługuje ci dieta tej samej wysokości, co pracownikowi. Musisz jednak udokumentować wydatki.
Diety zaliczane są do kosztów w formie ryczałtu. Podstawą ich rozliczenia jest dowód wewnętrzny zawierający:
- imię i nazwisko,
- cel podróży,
- nazwę miejscowości docelowej,
- liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej,
- stawkę i wartość przysługujących diet.
Rozliczenie podróży służbowej przedsiębiorcy – noclegi i komunikacja
Wydatki na nocleg możesz rozliczać na podstawie faktury lub rachunku. Przedsiębiorcy nie obowiązują limity dotyczące pracowników.
Jeśli w podróży służbowej korzystasz ze środków komunikacji miejscowej, koszty rozliczasz w wysokości stwierdzonej biletem za przejazd albo innym dokumentem z którego będzie wynikała kwota poniesionego wydatku. Przedsiębiorcy nie obowiązują ryczałty dotyczące pracowników.
Odliczyć możesz także inne wydatki związane z prowadzoną działalności, np. zakup biletów na różnego rodzaju targi, wystawy, pokazy, w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem.
Ryczałt lub karta podatkowa wykluczają możliwość rozliczenia kosztów podróży służbowej.
Odliczenie VAT od wydatków na podróż
Za podróż służbową możesz rozliczyć VAT na zasadach ogólnych, jak przy innych czynnościach opodatkowanych.
Pamiętaj, że nie odliczysz VAT od wydatków na usługi gastronomiczne i noclegi. Niepodlegający odliczeniu VAT z tytułu noclegu możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu (kwota brutto).
Do odliczenia VAT uprawniają cię faktury oraz dokumenty uznawane zgodnie z przepisami za faktury, czyli m.in. jednorazowe bilety potwierdzające przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km.
Dokument powinien zawierać: numer i datę wystawienia, imię i nazwisko lub nazwę podatnika, numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, kwotę podatku, kwotę należności ogółem.
Możesz odliczyć 100 proc. VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego pod warunkiem, że wykorzystujesz samochód wyłącznie w działalności gospodarczej. Potwierdzeniem wykorzystywania auta wyłącznie na potrzeby firmy jest prowadzenie ewidencji przebiegów do celów VAT (takiej jak dla celów PIT).
Jeśli nie prowadzisz ewidencji przebiegu pojazdu i używasz samochód do celów mieszanych – zarówno firmowych jak i osobistych – odliczysz 50 proc. podatku.
(Sprawdź, kiedy wymagana jest rejestracja podatnika VAT)
Źródło: biznes.gov.pl
