Podróż służbowa przedsiębiorcy i pracownika to wydane pieniądze. Sprawdź, jak się z nich rozliczyć oraz jakie masz prawa i obowiązki.
Podstawowa zasada jest prosta. Jeśli jesteś pracodawcą i wysłałeś pracownika w podróż służbową, to pokrywasz jego koszty.
O podróży służbowej mówimy, kiedy trzeba wykonywać obowiązki związane z pracą poza stałym miejscem pracy lub poza miejscowością, w której jest siedziba pracodawcy.
Spis Treści
Podróż służbowa – najważniejsze zasady
Przejdźmy do szczegółów. Pracownik przysługują:
- diety (przy podróży krajowej – ekwiwalent zwiększonych kosztów wyżywienia, a przy podróżach zagranicznych – ekwiwalent kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków),
- zwrot kosztów, w tym przejazdów (także komunikacją publiczną), noclegów oraz uzasadnionych wydatków np. opłata za bagaż, bilet parkingowy czy opłata za przejazd autostradą.
Środek transportu w podróży służbowej ustala pracodawca. Jeśli zgodzi się na wykorzystanie prywatnego samochodu, to liczbę przejechanych kilometrów trzeba pomnożyć przez stawkę za kilometr.
Stawki – dla poszczególnych rodzajów pojazdów – określone są w rozporządzeniu ministra infrastruktury.
(Zobacz jak wyglądał rynek pracy w sierpniu 2020 roku)
Dieta i podróż służbowa
30 zł za dobę podróży – tyle wynosi dieta krajowa. Pracodawca może ustalić wyższą kwotę, bo to stawka minimalna.
Trzeba pamiętać, że jeśli podróż służbowa trwa:
- mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin –przysługuje 50 proc. diety,
- ponad 12 godzin – dieta przysługuje w pełnej wysokości.
Jeśli podróż służbowa na terenie kraju trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości. Natomiast przy dobie niepełnej, choć rozpoczętej do 8 godzin, pracownikowi należy się 50 proc. diety.
Dietę obniży bezpłatne wyżywienie (także w hotelu z posiłkami wliczonymi w cenę). Śniadanie to – 25 proc. diety, obiad – 50 proc. diety, a kolacja 25 proc.
(Sprawdź o ile wzrośnie opłata za przejazd A4)
Noclegi w podróży służbowej
Pracownik przedstawia pracodawcy rachunek za nocleg i otrzymuje zwrot. Uwaga! Kwota za jedną noc nie może przekroczyć 600 zł.
Może się zdarzyć, że pracownik nie pokaże rachunku za nocleg. Wtedy przysługuje mu – jeśli nie zagwarantowałeś noclegu – ryczałt (150 proc. diety).
Podróż służbowa zagraniczna
Wysokość diety w podróży zagranicznej zależy od państwa, do którego jedzie pracownik. Reguluje to rozporządzenie ministra infrastruktury. Choć podobnie, jak w przypadku podróży krajowych, właściciel firmy może dietę zwiększyć.
Kluczowa zasada: minimalna kwota diety w podróży zagranicznej nie może być niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Dieta wypłacona ponad limit będzie dla pracownika przychodem – zapłaci od niego podatek.
Jeżeli podróż trwa:
- do 8 godzin – pracownikowi przysługuje 1/3 diety,
- ponad 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje 50% diety,
- ponad 12 godzin – pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Przy podróży lądowej czas liczy się od chwili przekroczenia granicy Polski, a przy podróży lotniczej od startu samolotu.
Dieta:
- nie przysługuje jeśli pracownik otrzymał w czasie podróży zagranicznej pieniądze na wyżywienie w wysokości diety,
- będzie w wysokości 25 proc. jeśli zapewnione jest całodzienne wyżywienie,
- zostanie zmniejszona o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia.
Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów potwierdzonej rachunkiem (do limitu określonego w rozporządzeniu ministra pracy).
Pracodawca nie zwraca kosztów, jeśli zapewnił pracownikowi bezpłatny nocleg lub robi to zagraniczny kontrahent.
Pracownik po przyjechaniu na miejsce docelowe, ma prawo do ryczałtu w wysokości jednej diety na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca. Jeśli w grę wchodzi dojazd w jedną stronę, to ryczałt wyniesie połowę diety.
Jeśli pracownik będzie jeździł komunikacją publiczną to dostanie ryczałt w wysokości 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.
Koszty leczenia za granicą
Co w przypadku choroby pracownika podczas zagranicznej delegacji?
Pracownik musi zwrócić mu koszty leczenia za granicą, o ile są one udokumentowane, a ich poniesienie było niezbędne.
Natomiast pracownik nie może domagać się zwrotu kosztów np. za leki, których nabycie za granicą nie było konieczne.
Jeśli trafi do szpitala, to za każdy dzień/dobę pobytu w takiej placówce przysługuje mu 25 proc. diety.
