W celu zagwarantowania bezpieczeństwa obrotu prawnego w Niemczech sąd rejonowy prowadzi rejestr handlowy (Handelsregister), który jest oficjalnym i publicznym wykazem zarejestrowanych podmiotów gospodarczych i przedsiębiorstw na konkretnym obszarze. Niemiecki rejestr spółek pełni funkcję publikacyjną, kontrolną, dowodową, a także ochronną.
Każda firma w Niemczech, oprócz wyjątków określonych w ustawie, musi zostać wpisana do owego rejestru. Poza tym obowiązkiem pozostają jedynie drobni przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną, których nie obejmują regulacje dotyczące innych przedsiębiorstw. Wpis do rejestru spółek zostaje wykonany przez stosownego urzędnika sądowego lub sędziego. Zgłoszone wszelkie stosunki prawne danego przedsiębiorcy są następnie weryfikowane przez sąd rejestrowy, wprowadzane do rejestru, a na koniec publikowane w wersji elektronicznej. Wersja elektroniczna rejestru jest prowadzona od roku 2007, co jest odpowiedzią na Dyrektywę UE. Wpis może mieć charakter konstytutywny, czyli tworzący stan prawny albo deklaratoryjny, kiedy jedynie potwierdza się już istniejący stan prawny. Warto wyraźnie podkreślić, że brak zgłoszenia o wpis do rejestru jest niezgodny z prawem i grozi wysoką karą finansową w wysokości 5 000 euro.
Niemiecki rejestr spółek jest złożony z dwóch działów. W dziale A pojawiają się wpisy dotyczące pojedynczych przedsiębiorców, spółek osobowych i jednostek gospodarczych mających zdolność prawną, a w dziale B wpisy związane ze spółkami kapitałowymi (GmbH oraz AG). Dostęp do rejestru jest w pełni otwarty. Każda zainteresowana osoba ma prawo do wglądu w informacje w nim zamieszczone. Można również zrobić odpis wpisu za stosowną opłatą. Każda firma w Niemczech, która dokonuje wpisu w rejestrze spółek, musi zwrócić szczególną uwagę na poprawność danych. Podobnie jak w naszym kraju, także w Niemczech istnieje zasada domniemania prawdziwości zamieszczonych wpisów. W przypadku nieprawdziwych informacji wyciąga się konsekwencje wobec przedsiębiorców i podmiotów gospodarczych odpowiedzialnych za niezgodność wpisu ze stanem faktycznym.
Rejestr handlowy podaje wszystkie najważniejsze informacje na temat spółki, a więc nazwę firmy przedsiębiorcy, dane adresowe, nazwiska właścicieli i wspólników odpowiadających swoim majątkiem, formę prawną spółki, dane i odpowiedzialność komandytariuszy, wysokość kapitału założycielskiego i zakładowego. W rejestrze uwzględnia się również kwestie otwarcia postępowania upadłościowego, a także ewentualną likwidację przedsiębiorstwa.
