Jak wystawić fakturę. Co się musi na niej znaleźć

Zastanawiasz się, jak wystawić fakturę? To nie jest szczególnie trudne. Zobacz, jakie zasady obowiązują.

Faktury wystawia się według kilku prostych zasad. Musisz pamiętać, że każda faktura ma:

• pozycje obowiązkowe,
• informacje dodatkowe.

Jak się łatwo domyślić, pozycje obowiązkowe należy umieścić na dokumencie. Nie ma tutaj dowolności.

Jak wystawić fakturę 

Fakturę wystaw – co do zasady – najpóźniej 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym sprzedano towar lub wykonano usługę.

Są jednak wyjątki. Oto one:

• 30 dnia od dnia wykonania usługi – w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych, 
• 60 dnia od dnia wydania towarów – w przypadku dostawy książek drukowanych,
• 90 dnia od dnia wykonania czynności – w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek,
• z upływem terminu płatności -– w przypadku m.in. dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego oraz świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu.

Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, fakturę dokumentującą otrzymanie takiej zapłaty wystawia się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

Każdą fakturę wykonuj w 2 egzemplarzach: dla ciebie oraz klienta.

Pamiętaj, że dokument papierowy możesz zastąpić formą elektroniczną, jeśli klient wyrazi na to zgodę. Nie musi być to zgoda pisemna – za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną ustnie.

Jak wystawić fakturę VAT

Na fakturze powinny znaleźć się następujące informacje:

• data wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje,
• imiona i nazwiska lub nazwa podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (w przypadku transakcji UE – VAT-UE),
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła ona przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
• miara i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
• kwota wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawka podatku,
• suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwota należności ogółem.

(Zobacz, co grozi za wystawienie pustej faktury)

Faktura – informacje dodatkowe

Na fakturze powinieneś też umieścić inne elementy – w zależności od konkretnej sytuacji. Wśród nich są:

• metoda kasowa – w odniesieniu do małych przedsiębiorców, którzy wybrali metodę kasową w odniesieniu do rozliczania podatku od towarów i usług,
• samofakturowanie – w przypadku gdy nabywca towaru w imieniu sprzedawcy wystawia fakturę,
• odwrotne obciążenie – w przypadku sprzedaży towarów lub usług, w której obowiązkiem rozliczenia podatku VAT lub podatku o podobnych charakterze obarczony jest nabywca,
• procedura marży dla biur podróży – w przypadku świadczenia usług turystycznych, gdzie podstawę opodatkowania stanowi kwota marży,
• procedura marży – towary używane / procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki / procedura marży – dzieła sztuki – w przypadku towarów używanych, przedmiotów kolekcjonerskich, antyków oraz dzieł sztuki, dla których podstawę opodatkowania stanowi kwota marży,
• w  przypadku  faktur  wystawianych  w  imieniu  i  na rzecz  podatnika  przez  jego przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• w  przypadku  gdy  przedmiotem  wewnątrzwspólnotowej  dostawy  są  nowe  środki transportu – datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz przebieg pojazdu (w  przypadku  pojazdów  lądowych),  liczbę  godzin  roboczych  używania  nowego  środka transportu (w przypadku jednostek pływających oraz statków powietrznych).

(Faktura pro forma – czym jest i do czego służy)

Jak wystawić fakturę bez VAT

Towar dostarczył/świadczył usługę podatnik, który jest zwolniony z podatku VAT? Na fakturze należy wtedy umieścić:

• przepis aktu wydanego na podstawie ustawy lub ustawę, na podstawie której podmiot został zwolniony z podatku,
• przepis dyrektywy, która zwalnia taki typ dostawy towarów lub świadczenia usług od podatku VAT,
• inną podstawę prawną, która zwalnia podmiot od podatku.

Uwaga! Jeśli prowadzisz biznes na próbę (działalność nierejestrowaną) to i tak musisz wystawiać fakturę. Robisz to jednak na wyraźne żądanie klienta.

Źródło: biznes.gov.pl