Ile przechowywać dokumenty firmowe? Zobacz zasady dotyczące dokumentów pracowniczych, księgowych czy też kadrowych.
Prowadząc firmę generujesz olbrzymią ilość dokumentów. Tworzysz je na potrzeby Zakładu Usług Społecznych czy też urzędu skarbowego.
Jak długo musisz archiwizować dokumentację?
Ile przechowywać dokumenty
Wszystko zależy od rodzaju dokumentów. Oto najważniejszej informacje.
Ile przechowywać dokumenty pracownicze
Dokumentację – listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty pracowników, zleceniobiorców, osób współpracujących – powinieneś zachować przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:
- ubezpieczony zakończył pracę u ciebie (dotyczy ubezpieczonego zgłoszonego do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.),
- został złożony raport informacyjny (o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych).
(Zobacz, jak wygląda rozliczenie podatku dochodowego po likwidacji firmy)
Ile przechowywać dokumenty – ZUS
Podstawowa zasada: dokumenty zgłoszeniowe przechowujesz przez 5 lat.
Jeśli przekazujesz do ZUS zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych w formie elektronicznej, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej przechowaj przez 5 lat.
Co z kopiami dokumentów rozliczeniowych?
Zachowaj je przez 5 lat (w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego).
Uwaga! W przypadku dokumentów rozliczeniowych, które przekazałeś do ZUS do końca 2011 r. powinieneś je trzymać w swoich archiwum przez 10 lat.
ZUS może zażądać od przedsiębiorcy udowodnienia opłacenia składek oraz wysokości podstawy wymiaru składek za okres po 31 grudnia 1998 r.
(Jakie zasady obowiązują przy wypłacie zasiłku chorobowego przedsiębiorcy)
Ile przechowywać dokumenty księgowe
Podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, które prowadzisz do celów podatkowych, a także związane z ich prowadzeniem dokumenty – przechowuj do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Przedawnienie następuje z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Bieg terminu przedawnienia może jednak zostać przerwany lub zawieszony (szczegóły zawiera Ordynacja podatkowa).
Przepisy ustawy o rachunkowości nakazują najczęściej przechowywanie dokumentów przez 5 lat (z wyjątkiem sprawozdań finansowych). Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.
Jako przedsiębiorca masz obowiązek przechowywać w należyty sposób dokumentację opisującą politykę rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe.
Musisz zabezpieczyć dokumentację przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku niż w formie zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych jest dopuszczone przez ustawodawcę lecz jedynie przy zapewnieniu możliwości odtworzenia ksiąg w formie wydruków.
Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Niektórzy przedsiębiorcy przekazują zbiory do przechowania wyspecjalizowanym firmom.
W takiej sytuacji kierownik jednostki ma obowiązek powiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu przechowywania ksiąg rachunkowych (ma na to 15 dni od ich wydania).
(Sprawdź, ile wynosi zasiłek macierzyński przedsiębiorcy?)
Źródło: biznes.gov.pl
