W dzisiejszych czasach, wraz ze wzrostem możliwości przedsiębiorstw, ich rozwojem i ekspansją pojawia się także więcej wyzwań i problemów, które mogą negatywnie wpływać na workflow firmy. Im więcej dostają zleceń i kontrahentów, tym więcej procesów i dokumentów, nad którymi trzeba zapanować. Bez sprawnego działania biznesu jego rozwój jest niemożliwy. Na próżno szukać wtedy także zadowolonych klientów. Jak więc uchronić własne przedsiębiorstwo przed takimi zagrożeniami? Od jakiegoś czasu na rynku dostępny jest Elektroniczny Obieg Dokumentów – system, którego głównym zadaniem jest właśnie sprawnie kierowanie zadaniami dotyczącymi dokumentacji w całej firmie. Z poniższego artykułu dowiesz się, jak jego wdrożenie może usprawnić przepływ dokumentów w twoim przedsiębiorstwie.
Jak Elektroniczny Obieg Dokumentów optymalizuje pracę?
Szczególnie w większych firmach jednym z najczęstszych problemów blokujących sprawny workflow są tzw. “wąskie gardła”. Definicja tego pojęcia określa je jako jeden z procesów, który wpływa negatywnie na działanie całego przedsiębiorstwa poprzez blokowanie czy spowolnienie pozostałych procesów. Przykładowo w produkcji skutkiem tego zjawiska jest m.in. zahamowanie produkcji czy nadpodaż. System o nazwie Elektroniczny Obieg Dokumentów pozwala na szybką diagnozę “wąskich gardeł” i ich eliminację, dzięki czemu usprawnia pracę na przekroju wszystkich działów.
Gdy nasz biznes dopiero startuje lub zaczyna się rozwijać poprzez napływ nowych klientów, pojawia się więcej pracy związanej np. ze wzrostem zamówień. To z kolei generuje zagrożenie związane z niedotrzymywaniem terminów. Zaprogramowana logika Elektronicznego Obiegu Dokumentów zapewnia nadzór nad kalendarzem realizacji zamówień, dostaw, itp. System przypomina także o zbliżających się płatnościach czy monitoringu terminów realizacji faktur. W przypadku jakichkolwiek nadchodzących deadline’ach lub istniejących już opóźnieniach dostajemy powiadomienie, co pozwala na większą kontrolę nad sprawami firmy, ale i minimalizację problemów związanych z dotrzymywaniem terminów (zarówno przedsiębiorstwa, jak i jego klientów).
Elektroniczny Obieg Dokumentów usprawnia także sprawowanie nadzoru nad zleconymi zadaniami oraz ich przebiegiem. System pozwala na przypisywanie konkretnych poleceń do określonego pracownika lub całego zespołu, a następnie stałą obserwację postępów za pomocą powiadomień. Dzięki temu eliminujemy możliwość przeoczenia lub zapomnienia wykonania jakiegoś zadania przez pracownika, a także mamy stałą kontrolę nad procesami w firmie poprzez informacje odnośnie tego, kto i kiedy przeprowadził daną operację.
To jedynie część funkcji i usprawnień, których dostarcza przedsiębiorstwom Elektroniczny Obieg Dokumentów. Jego wdrożenie wpływa korzystnie na poprawę jakości wielu procesów w firmie, a co za tym idzie – także większą efektywność pracowników. Jeśli zmagasz się choć z jednym z wymienionych wyżej problemów, warto rozważyć implementację takiego systemu u siebie. Na rynku dostępnych jest wiele różnych opcji. Jedną z najczęściej polecanych jest Infinite Workflow. Sprawdź dostępną ofertę i dołącz do grona zadowolonych przedsiębiorców!
