Spośród wielu dostępnych dla przedsiębiorców sposobów na usprawnienie funkcjonowania firmy we współczesnych realiach rynkowych na pierwszy plan wysuwają się obecnie rozwiązania związane z szeroko rozumianą cyfryzacją i automatyzacją. Jednym z nich jest możliwość korzystania z elektronicznego podpisywania dokumentów oraz wynikające z tego faktu przejście na model Paperless, tzn. eliminacja obiegu dokumentów w formie papierowej. Wdrożenie e-Podpisywania w firmie niesie ze sobą dla firmy szereg korzyści.
Spis Treści
Jak działa e-Podpisywanie?
E-podpis to nic innego, jak podpis złożony na dokumencie w wersji elektronicznej z użyciem technologii, oprogramowania i sprzętu umożliwiającego zapisanie nie tylko kształtu podpisu, ale również wielu dodatkowych cech szczególnych danej sygnatury, jak np. siła nacisku na ekran, współrzędne geograficzne, dynamika pisania czy czas podpisania dokumentu. Dane te są automatycznie szyfrowane i zapisywane wraz z dokumentem w chwili zamknięcia, dzięki czemu nie istnieje jakakolwiek możliwość ingerencji w podpisany elektronicznie dokument.
Zgodnie z obowiązującymi aktualnie w Polsce regulacjami prawnymi własnoręczny podpis musi być złożony w sposób uniemożliwiający jego skopiowanie lub oderwanie od podpisanego dokumentu oraz od zawartej w tym dokumencie treści. Dodatkowo należy składać go w taki sposób, by zagwarantować autentyczność, integralność, utrwalenie i zachowanie złożonego na dokumencie podpisu.
Powyższe wymogi oznaczają w praktyce, że e-podpis złożony przy użyciu tabletu wyposażonego w warstwę biometryczną i dedykowane oprogramowanie spełnia wszystkie formalnoprawne kryteria i można za jego pomocą sygnować niemal wszystkie dokumenty. Wyjątkiem są jedynie takie pisma, które muszą być opatrzone pieczęcią oraz dokumenty poświadczone notarialnie – te dwie kategorie dokumentów zachowują ważność prawną wyłącznie w formie papierowej.
Różnica między e-podpisem a podpisem kwalifikowanym
Niejednokrotnie e-podpis bywa mylony z elektronicznym podpisem kwalifikowanym, należy jednak pamiętać, że są to dwie odrębne od siebie formy sygnowania dokumentów. Najważniejsze różnice pomiędzy nimi są następujące:
- podpis kwalifikowany składa się tylko za pośrednictwem dedykowanego
- urządzenia, natomiast e-podpis może być złożony na dowolnym tablecie z warstwą biometryczną i zainstalowanym odpowiednim oprogramowaniem;
- podpis kwalifikowany jest wydawany na konkretny okres i po jego upływie certyfikat należy odnowić, e-podpis nie ma żadnej daty ważności;
- weryfikacja autentyczności podpisu kwalifikowanego polega na wygenerowaniu i zastosowaniu jednorazowego kodu autoryzującego, który jest identyfikatorem zarówno osoby składającej podpis, jak i urządzenia wykorzystywanego w tym celu. W przypadku e-Podpisywania wszystkie dane identyfikacyjne i cechy dystynktywne podpisu są zapisywane wraz z nim w dokumencie.
e-Podpisywanie – ekologia, opłacalność, bezpieczeństwo
Wdrożenie e-Podpisywania w firmie przekłada się przede wszystkim na drastyczne zmniejszenie liczby papierowych dokumentów generowanych każdego dnia. Mniejsza ilość dokumentacji papierowej oznacza z kolei radykalne obniżenie kosztów ich archiwizacji i magazynowania, co w dłuższej perspektywie czasowej przekłada się na ogromne kwoty. Dzięki przejściu na model Paperless zyskuje nie tylko firma, ale także środowisko naturalne, ponieważ w procesie produkcji papieru wykorzystywane są duże ilości wody oraz drewna.
Opłacalność e-Podpisywania wiąże się również bezpośrednio z usprawnieniem obiegu dokumentów zarówno na poziomie wewnętrznym w danej organizacji, jak i między partnerami biznesowymi. Możliwość zgodnego z prawem podpisania dokumentu elektronicznie i przesłania go do kontrahenta czy klienta drogą elektroniczną z dowolnego miejsca ułatwia też prowadzenie biznesu w realiach globalnej pandemii koronawirusa. Dzięki e-Podpisywaniu można bez problemu zawierać wiążące umowy bez konieczności spotkania się osobiście w celu złożenia podpisów.
System e-Podpisywanie, opracowany przez polską firmę informatyczną Infinite, to wygodna, intuicyjna platforma, która została opracowana tak, by zapewniać dokumentom bezpieczeństwo na poziomie technologii wykorzystywanych przez wojsko. To dodatkowa gwarancja integralności i nienaruszalności podpisanych e-podpisem umów, porozumień czy innych dokumentów.
Szczegółowe informacje dotyczące systemu e-Podpisywanie można znaleźć na stronie internetowej Infinite pod adresem https://infinite.pl/oferta-infinite/e-podpisywanie.
