Bez względu na to, w jakiej branży działa nasza firma, musimy skrupulatnie prowadzić dokumentację związaną z księgowością i finansami. Być może sami zajmujemy się księgowością, może wszystkie sprawy z tej dziedzinie powierzamy biuru rachunkowemu albo zatrudniamy księgowego w firmie. Niezależnie od tego, jaką opcję wybraliśmy, osoba, która jest za księgowość odpowiedzialna, powinna mieć program księgowy.
W przypadku, kiedy powierzamy sprawy księgowe podmiotom zewnętrznym, nie ma potrzeby, byśmy inwestowali w specjalistyczne oprogramowanie. Jednak w sytuacji, gdy sami jesteśmy odpowiedzialni za prowadzenie księgowości, narzędzie tego typu może się okazać niezbędne. Przy niewielkiej liczbie operacji jesteśmy w stanie poradzić sobie bez programu, choć prowadzenie takiej księgowości jest bardziej czasochłonne. Jednak kiedy w grę wchodzi wiele operacji, amortyzacja, zatrudniamy pracowników, to wszystko jest znacznie bardziej zaawansowane. Wtedy też program księgowy jest właściwie koniecznością, jeśli chcemy zachować przejrzystość.
Spis Treści
Dlaczego warto zainwestować w program księgowy?
Przede wszystkim musimy zdawać sobie sprawę z tego, że przepisy prawne się zmieniają, czasem dość często. Jeżeli nie będziemy na bieżąco, możemy mieć problemy na przykład z Urzędem Skarbowym. Nasza niewiedza nie zwalnia z odpowiedzialności. Mając dobry program księgowy, nie musimy nieustannie weryfikować, czy przepisy się zmieniły, a wszystkie druki są prawidłowe. Kiedy któraś ze zmian w prawie będzie nas obowiązywała, to powinna być dostępna aktualizacja oprogramowania, co oznacza, że możemy w pełni skoncentrować się na prowadzonej działalności, bez konieczności wczytywania się w prawo.
Druga kwestia – program księgowy to porządek w dokumentacji. Do takiego oprogramowania będziemy wprowadzać wszystkie operacje finansowe, generować dokumenty, raporty. Wszystko będzie w jednym miejscu i nic się nie zgubi, a w dowolnej chwili będziemy w stanie znaleźć konkretne informacje.
Powyższe argumenty jasno pokazują, że podjęcie decyzji o wdrożeniu oprogramowania księgowego wiąże się z ogromną wygodą i dużą oszczędnością czasu. Nie możemy też zapominać o komforcie psychicznym i poczuciu, że sprawy księgowe są prowadzone w prawidłowy sposób.
Jakie funkcje posiadają programy księgowe?
Są takie funkcje, które każdy program księgowy posiadać musi. Jednocześnie nie brakuje dodatkowych funkcji, które co prawda nie są obligatoryjne, ale znacząco zwiększają komfort użytkowania i usprawniają pracę. Na pewno oprogramowanie będzie mieć księgę podatkową pozwalającą na księgowanie, ewidencjonowanie i tworzenie dokumentów podatkowych. Tak samo w każdym programie jest księga inwentarzowa i księga handlowa. Do tego mamy możliwość prowadzenia czynności windykacyjnych.
Bardzo przydatna będzie możliwość pracy zdalnej z programem. Wtedy też mamy dostęp do wszystkich dokumentów księgowych w dowolnym momencie i z każdego miejsca. Ponadto warto zweryfikować, czy istnieje możliwość automatyzacji niektórych operacji i czy jest opcja tworzenia różnego rodzaju zestawień z uwzględnieniem wielu danych.
