Dokumenty pełnią bardzo istotną rolę w każdej firmie. Kluczem do zapewnienia do nich łatwego dostępu i odpowiedniej ochrony, a także zaprowadzenia w firmie porządku, jest wyznaczenie odpowiedniego miejsca do ich przechowywania. O ten aspekt pracy z dokumentami w szczególności powinny zadbać firmy, które przechowują w swoim archiwum dokumenty tajne i poufne – do ich składowania nie nadają się bowiem klasyczne meble biurowe.
Spis Treści
Dokumenty poufne w firmie – jak zapewnić im bezpieczeństwo?
Generalnie wszystkie dokumenty powinny być składowane w odpowiednich warunkach. Przechowywanie dokumentacji przez określony okres czasu jest obowiązkiem, jaki nakłada na firmy i organizacje polskie prawo. Archiwizacja dokumentów stanowi obowiązek prawny i powinna odbywać się w oparciu o przepisy. Szczególnie rygorystyczne zasady obowiązują w przypadku dokumentów opatrzonych klauzulą tajne i poufne. Takie dokumenty muszą być bowiem chronione nie tylko przed zniszczeniem czy zgubieniem, ale także przed dostępem do nich osób postronnych. Ich treść może być bowiem ujawniona wyłącznie uprawnionym do tego osobom.
Dokumenty tajne i poufne muszą być przechowywane w bezpiecznym miejscu, w specjalnie do tego celu stworzonych szafach. Szafa na dokumenty tajne i poufne najczęściej posiada metalową, wzmocnioną konstrukcję, która chroni jej zawartość przed działaniem czynników zewnętrznych. Wyposażona w zamek mechaniczny zabezpiecza natomiast składowane w jej wnętrzu dokumenty przed dostępem do nich osób nieuprawnionych. Pozwala to bezpiecznie i zgodnie z prawem przechowywać dokumentację opatrzoną klauzulą tajne i poufne oraz odpowiednio zabezpieczyć jej treść przed ujawieniem.
Jaka szafa na dokumenty będzie dobrym wyborem?
Firmy i organizacje, które przechowują w swoim archiwum dokumenty tajne i poufne, muszą zapewnić im odpowiednie, stałe miejsce do przechowywania. Dokumentacji tego typu nie można bowiem przechowywać w tradycyjny sposób, lecz wyłącznie w specjalnie do tego celu przeznaczonych meblach. W sprzedaży dostępne są specjalnie zaprojektowane i wykonane szafy na dokumenty tajne, które idealnie wywiążą się z tego zadania. Warto zainwestować w ich zakup, gdyż tylko w ten sposób możliwe stanie się zapewnienie poufnej dokumentacji odpowiedniej ochrony, jaką nakładają na firmy i organizacje aktualnie obowiązujące przepisy prawne.
Odpowiednia szafa na dokumenty tajne i poufne powinna być atestowanym produktem w określonej klasie, którą należy dostosować do rodzaju przechowywanych w niej dokumentów. W sprzedaży dostępne są szafy w klasach A, B, C, S1, S2 i 0. Zdecydowanie największym zainteresowaniem klientów cieszą się szafy na dokumenty poufne w klasie A. Szafa na dokumenty może zostać także zastąpiona sejfem, który oferuje najwyższy poziom ochrony swojej zawartości.
Metalowa szafa na dokumenty nie jest rozwiązaniem przeznaczonym wyłącznie na dokumenty tajne i poufne – świetnie sprawdzi się bowiem także w firmach i instytucjach publicznych, w których zachodzi potrzeba bezpiecznego przechowywania dokumentów bez klauzuli tajne i poufne. Zamykana na zamek szafa zabezpieczy dokumenty oraz sprawi, że firma będzie mogła lepiej zadbać o bezpieczeństwo przechowywanych przez siebie akt.
