Zakres odpowiedzialności spoczywający na administratorach danych finansowych, czyli przedsiębiorcach i instytucjach, został dokładnie określony w ustawie o ochronie danych osobowych. Wskazano również, jakie kary ciążą na nich w przypadku niedopilnowania obowiązków. Chodzi o karę grzywny, a także ograniczenie lub pozbawienie wolności. Chcąc uniknąć tych i wielu innych konsekwencji, należy do niszczenia dokumentów podchodzić rzetelnie i z zachowaniem wymaganych standardów bezpieczeństwa. O czym trzeba pamiętać, niszcząc dokumenty zawierające poufne dane finansowe?
Spis Treści
Niszczenie dokumentów poufnych – jak zrobić to właściwie?
Pierwszym etapem jest dokładna weryfikacja, które dokumenty nadają się do utylizacji. Konkretne terminy, jakim podlega dokumentacja finansowa, określone są w przepisach prawa. Zatem zniszczenie aktów przed upływem wskazanego terminu wiąże się z odpowiedzialnością karną. Chcąc uniknąć błędów w tym zakresie, warto opracować wewnętrzny system i przejrzystą instrukcję. Jasne wytyczne pozwolą podejmować właściwe kroki i postępować w odpowiedni sposób. To bardzo istotne, ponieważ niektóre dokumenty można poddać utylizacji już po upływie jednego roku, a inne dopiero po 5. latach.
Na co dzień niszczenie dokumentów może odbywać się przy wykorzystaniu biurowej niszczarki. Ważne, aby dokumentacja została zlikwidowana w sposób trwały i skuteczny, aby uniemożliwić jej odtworzenie. Problem jednak pojawia się, gdy utylizacji należy poddać znaczne ilości teczek i segregatorów lub konieczne jest zniszczenie elektronicznych nośników danych. Wówczas niezbędne okazuje się zastosowanie specjalistycznego, wydajnego sprzętu. Oczywiście można zainwestować w nowoczesną instalację, ale zdecydowanie bardziej opłacalnym rozwiązaniem jest podjęcie współpracy z profesjonalną firmą, jak np. Ekoakta.
Profesjonalne niszczenie dokumentów
Utylizacją dokumentów powinna zająć się doświadczona, certyfikowana firma. Rzetelny partner zajmie się niszczeniem dokumentów, a przedsiębiorca nie będzie musiał martwić się, czy dopełnił wszystkich procedur. Po zakończonym procesie otrzyma bowiem potwierdzenie (certyfikat), że cały proces zakończył się sukcesem. Warto zlecić to zadanie zewnętrznej firmie, jeśli nie dysponujemy odpowiednim sprzętem. Przechowywanie dokumentów po terminie jest zupełnie bezcelowe, a dodatkowo podnosi ryzyko wycieku danych.
Na stronie www.EkoAkta.pl znajdujemy informacje o dostępnych metodach utylizacji dokumentów finansowych – może być to transport do siedziby firmy i na miejscu zniszczenie danych lub przeprowadzenie wstępnego etapu u klienta. Profesjonalne i odpowiedzialne postępowanie z informacjami poufnymi zapobiega ich wyciekom, co chroni przedsiębiorców przed negatywnymi konsekwencjami, zarówno finansowymi, jak i wizerunkowymi. Ekoakta obsługuje wiele miast: Warszawa, Gdańsk, Zamość, Lublin, Poznań: niszczenie dokumentów – Ekoakta jest prowadzone przy zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa. Dokumentacja finansowa jest zutylizowana, a przedsiębiorcy nie muszą obawiać się o ujawnienie danych!
