Zarządzanie czasem – jak kontrolować swój kalendarz

Zarządzanie czasem to niełatwe zadanie. Jednym ze sposobów jest przejęcie władzy nad własnym kalendarzem.

Tak, chodzi o przejęcie kontroli na swoim kalendarzem. To może brzmieć dziwnie, jednak tylko na pierwszy rzut oka.

Bardzo często to co wpisujemy na listę „to-do” nie ma związku z naszymi priorytetami. To „wrzutki” innych osób.

Jaki jest zatem klucz do dobrego zarządzania czasem?

Zarządzanie czasem – w trzech krokach

Na portalu Anothertaskdone.com znajdujemy garść wskazówek, jak zaprojektować swój tydzień, zanim zrobi to ktoś inny.

Kluczowa myśl jest prosta, choć niełatwa do wprowadzenia w życie. Zrealizowana da jednak wymierne efekty.

Potrzebujesz nieprzerwanego czasu, aby dokonać znacznych postępów w ważnych zadaniach.

To używając terminologii Cala Newporta, czas na głęboką pracę.

(Zobacz, jak dobrze zorganizować czas pracy)

Zarządzanie czasem pracy

Dzięki przejęciu kontroli nad własnym kalendarzem możesz szybko zwiększyć swoją produktywność. Jak to zrobić?

1. Zobacz, jaką część tygodnia możesz kontrolować

Anothertaskdone.com radzi, żeby zacząć od policzenia czasu na spotkania służbowe, których nie możesz uniknąć.

Potem przydziel czas na e-maile i planowanie zadań. Być może wystarczy ci godzina dziennie. Kolejne 4 godzin to rozmaite zadania (10 proc. tygodnia) + dłuższy czas na posiłki.

Anothertaskdone.com proponuje takie wyliczenie:

Co jest ciekawego w tej tabeli? Różnego rodzaju zobowiązania (zazwyczaj mało znaczące) zajęły już 65 proc. twojego czas!

Na priorytety zostało zaledwie 45 proc. 

To pokazuje, dlaczego ważne jest, aby mieć jasność, co robisz ze swoim wolnym czasem – podkreśla anothertaskdone.com/.

(Zobacz, jaki jest limit czasu pracy 2020)

Organizacja czasu pracy – kolejne dwa kroki

2. Podziel czas między zadania

Z pewnością masz więcej niż jeden ważny projekt do zrobienia. Oceń, który jest kluczowy i przydziel mu największą pulę z wolnych 45 proc. Resztę czasu rozdysponuj oceniając rangę kolejnych zadań.

Co do zasady, lepiej unikać sytuacji w której masz więcej niż 3-5 ważnych projektów.

Anothertaskdone.com zauważa: najpewniej okaże się, że na swój priorytetowy projekt masz tylko 20-25 proc. czasu…

Wszyscy mamy mniej czasu, niż nam się wydaje. Nie tylko celebryci muszą odmawiać – zauważa serwis.

3. Przemodeluj swój kalendarz

To niełatwe zadanie. Wiesz ile masz wolnego czasu. Teraz musisz stworzyć z niego bloki czasu dedykowane na skoncentrowaną, głęboką pracę.

Jak to zrobić? Np. spojrzeć w swój kalendarz na kilka tygodni do przodu. Tam gdzie się da kumulować czas na priorytety. To najpewniej będzie oznaczało przenoszenie spotkać i narad.

Celem są bloki po 2-3 godziny. Wiele osób lub wykonywać poważne zadania rano. Wtedy mają najwięcej energii. Im później, tym większa szansa na nieprzewidziane zdarzenia, które zrujnują plany.

Różne zadania warto zatrzymać na koniec – są najmniej ważne, dają się poszatkować i upchać w wolne chwile.

Zarządzanie czasem w pigułce

Po wykonaniu powyższych kroków masz zaplanowany idealny tydzień. Jednak, jak mówią dowódcy, wszystkie plany idą w diabły po pierwszym wystrzale.

Życie jest życiem i bardzo rzadko wszystko przebiega idealnie.

Spokojnie możesz założyć, że trzeba będzie zmienić plany – pojawią się zadania od szefa czy spotkania z obowiązkowym udziałem.

Kluczem jest elastyczność. Nie rób sobie wyrzutów i nie załamuj rąk.

Gdy pojawią się nieuniknione spotkania, zmień rozmiar bloków czasowych, aby się do nich dostosować. Zachowaj procentowy udział w swoich najważniejszych priorytetach najlepiej, jak potrafisz – podkreśla anothertaskdone.com.

Dzięki temu będziesz proaktywny, zaczniesz, jak pisze Anothertaskdone.com z pozycji siły. Będziesz kontrolował, to co możesz kontrolować.