System obiegu dokumentów i jego rola w nowoczesnej firmie

Z roku na rok systematycznie zwiększa się liczba firm, które decydują się wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów. Z wprowadzeniem tej koncepcji wiąże się konieczność wyboru odpowiedniego oprogramowania, które pozwoli realizować jej założenia w codziennej pracy. System obiegu dokumentów, bo to właśnie o nim mowa, powinien być wybrany niezwykle starannie, gdyż od oferowanych przez niego możliwości i dostępnej funkcjonalności, w dużej mierze zależy jakość pracy z firmową dokumentacją oraz zakres korzyści, jakie dzięki niej uzyskamy.

Jak działa i co oferuje system zarządzania dokumentami?

Pod pojęciem systemu zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, w skrócie DMS) kryje się nowoczesne oprogramowanie informatyczne dla firm, które powstało w celu realizacji w praktyce wszystkich założeń i celów elektronicznego obiegu dokumentów. System obiegu dokumentów umożliwia pracę ze zdigitalizowanymi zasobami dokumentacji firmowej, pozwala szybko uzyskać dostęp do potrzebnych pism, przekazywać je drogą elektroniczną innym uczestnikom procesu, nadawać dokumentacji odpowiedni bieg oraz optymalizować i automatyzować procesy z nią związane. Możliwości, jakie oferują nowoczesne systemy klasy DMS jest bardzo wiele, ale wszystkie służą jednemu celowi – mają przyspieszać, upraszczać oraz podnosić bezpieczeństwo codziennej pracy.

system zarządzania dokumentami

Wysokiej klasy, nowoczesne i stworzone pod kątem pracy w środowisku biznesowym systemy DMS są rozwiązaniami o bardzo rozbudowanej i złożonej funkcjonalności, które pozostają jednocześnie systemami bardzo prostymi i intuicyjnymi w obsłudze. System obiegu dokumentów może sprawnie obsługiwać nawet masowe ilości dokumentacji, przez co jest rozwiązaniem idealnym zarówno dla małych i średnich firm, jak i globalnych, wielooddziałowych organizacji. Oprogramowanie klasy DMS jest elastyczne i skalowalne, dzięki czemu jego funkcje oraz specyfika działania mogą być ściśle dostosowywane do indywidualnych potrzeb poszczególnych pionów biznesowych oraz wymagań wynikających ze specyfiki danego procesu lub scenariusza biznesowego.

Innowacyjna platforma low-code jako system obiegu dokumentów

Ogromna popularność koncepcji elektronicznego obiegu dokumentów poskutkowała tym, że obecnie na rynku dostępnych jest sporo systemów klasy DMS. Każdy z nich posiada nieco odmienną specyfikę funkcjonowania oraz oferuje różne możliwości. Najlepsze, aktualnie dostępne rozwiązania klasy DMS działają w oparciu o innowacyjne technologie korzystając ze wsparcia m. in. automatyzacji procesów biznesowych (BPA), robotyzacji procesów biznesowych (RPA), uczenia maszynowego (ML), elementów sztucznej inteligencji (AI), optycznego rozpoznawania tekstu (OCR), podpisu cyfrowego oraz wielu innych rozwiązań, które wzbogacają ich bazową funkcjonalność zwiększając możliwości i przynosząc kolejne korzyści biznesowe.

Na szczególną uwagę wśród oprogramowania klasy DMS zasługują innowacyjne platformy low-code dedykowane zarządzaniu i automatyzowaniu procesów biznesowych. Oprócz standardowej funkcjonalności związanej z tworzeniem aplikacji biznesowych, automatyzacją i optymalizacją procesów, workflow oraz zarządzaniem dokumentacją elektroniczną, niektóre z nich, dzięki autorskim technologiom, pozwalają dodatkowo na wprowadzanie potrzebnych modyfikacji i usprawnień w czasie rzeczywistym, co pozwala szybko i efektywne wdrażać nowe reguły i polityki oraz realizować procesy na jeszcze wyższym poziomie.