Jakie dokumenty są niezbędne w związku z RODO?
RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, obowiązuje już od dłuższego czasu, ale wciąż nie każda firma dostosowała się do jego rozporządzenia. Jest to błąd, ponieważ może się to skończyć nałożeniem na firmę dotkliwej kary – wiele przedsiębiorstw spotykały już tego typu konsekwencje. Jest to więc coś, czym powinna zainteresować się każda osoba prowadząca własną działalność.
Nie da się jednak ukryć, że nie jest to łatwy temat. Jest sporo kwestii, o których trzeba pamiętać. Można wśród nich wymienić chociażby prowadzenie odpowiedniej dokumentacji. Tylko jakie właściwie dokumenty powinno się gromadzić w ramach dbania o przetwarzanie danych osobowych zgodnie z ustawą? Skąd można pobrać wzory takich dokumentów bez żadnych opłat, żeby na pewno nie popełnić żadnego błędu? Odpowiadamy!
To, jakie dokładnie dokumenty związane z Rozporządzeniem o Ochronie Danych osobowych będą niezbędne, zależy między innymi od tego, jakie procesy zachodzą w firmie. W jakich sytuacjach gromadzi ona dane (i jakiego typu dane), od kogo, na jak długo, w jakim celu i nie tylko.
Jako przykład często spotykanych rodzajów dokumentów, które warto znać, można wskazać chociażby ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, czy też osób, które zapoznały się z dotyczącą tego dokumentacją. Popularna i istotna jest również umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, podobnie zresztą jak wzór oświadczenia o zapoznaniu się z uregulowaniami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
Gdzie można znaleźć darmowe wzory dokumentów RODO?
W teorii można na podstawie ustawy samodzielnie przygotować wskazane wcześniej dokumenty (i wiele innych), w praktyce jednak nie warto tego zrobić. Odkrywanie drugi raz tego, co już zostało odkryte, to strata czasu, biorąc pod uwagę, że pobranie gotowych wzorów, przygotowanych przez wykwalifikowanych ekspertów, zajmie tylko chwilę. Znaczenie ma nie tylko czas, ale też poprawność dokumentów – nie mając dużego pojęcia na ten temat, łatwo jest popełnić jakiś błąd, za który może firmie później przyjść drogo zapłacić.
Na szczęście są serwisy, w których można szybko, sprawnie i bezproblemowo, a do tego bez jakichkolwiek opłat czy natrętnych reklam pobrać wzory, dzięki którym dokumentacja RODO firmy będzie w pełni zgodna z ustawą, a jej przygotowanie i prowadzenie nie będzie wymagało dużo czasu, energii i pieniędzy. Zdecydowanie warto z nich skorzystać – i lepiej nie czekać z tym zbyt długo, jako że, jak wspomniano już na początku, kara za nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji RODO (lub jej całkowity brak) jest realnym zagrożeniem.
