Podróż służbowa zagraniczna – zasady delegacji

Podróż służbowa zagraniczna – jaka jest wysokość diety i jakie ryczałty przysługują pracownikowi. Te informacje znajdziesz w naszym przewodniku.

Bez względu na to czy pracownik jedzie w podróż służbową krajową lub podróż służbową zagraniczną, ma prawo do diety.

Jeśli to podróż służbowa zagraniczna, to jej wysokość zależy od kraju docelowego wyjazdu.

Jakie warunki muszą być spełnione, żeby mówić o podróży służbowej? Pracodawca musi wydać polecenie takiej podróży (zadanie), a wyjazd odbywa się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy, lub poza stałym miejscem pracy.

Warto pamiętać, że na rozliczenie podróży służbowej zagranicznej (i krajowej) pracownik ma 14 dni.

(Sprawdź, jak wygląda rozliczenie podróży służbowej)

Podróż służbowa zagraniczna

Ministerialne rozporządzenie mówi, że z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

• diety,
• zwrot kosztów czyli np. koszty przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Podróż służbowa – transport, zwrot kosztów

Środek transportu z którego skorzysta pracownik wyznacza pracodawca. Może np. zgodzić się na użycie samochodu prywatnego.

Pracodawca określa też jakim rodzajem i klasą środku transportu będzie się poruszał delegowany.

Firma zwróci pracownikowi koszty podróży służbowej w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami.

Oprócz ceny biletów uwzględniane są opłaty dodatkowe czyli np. miejscówki w pociągach lub opłaty za autostrady.

Dieta w podróży służbowej zagranicznej

W przypadku podróży zagranicznej dieta zależy od kraju wyjazdu. Stawki zapisane są w załączniku do rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 roku.

Przykładowa wysokość diety (za dobę):

• Niemcy – 49 euro,
• Czechy – 41 euro,
• Słowacja – 43 euro,
• Francja – 50 euro,
• Hiszpania – 50 euro,
• Wielka Brytania – 35 funtów,
• Rosja – 48 euro.

Za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Zdarza się, że doba jest niepełna. Wtedy jej wysokość wynosi:

• do 8 godzin – 1/3 diety,
• ponad 8 do 12 godzin – 50 proc. diety,
• ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.

Jeżeli pracownik ma bezpłatne, całodzienne wyżywienie, to przysługuje mu 25 proc. diety.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie – 15 proc. diety,
• obiad – 30 proc. diety,
• kolacja – 30 proc. diety.

Jeśli pracownik dostał podczas podróży zagranicznej pieniądze na wyżywienie, to dieta nie przysługuje. Jednak jeśli ta kwota jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Nocleg i podróż zagraniczna

W sytuacji, gdy pracownik korzysta z noclegu podczas delegacji zagranicznej, przysługuje mu zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym. Obowiązuje limit określony w załączniku do rozporządzenia.

W przypadku gdy pracownik nie przedłoży rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt w wysokości 25 proc. limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów noclegu w kwocie przekraczającej ten limit. Jeśli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg, wtedy nie przysługuje mu prawo do ryczałtu.

Podróż służbowa zagraniczna i ryczałt na dojazdy

Pracownik ma służbowym wyjeździe ma też prawo do ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdów:

• za przejazdy z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego. Jego wysokość to jedna dieta w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu (50 proc. jeśli w grę wchodzi dojazd w jedną stronę),
• ryczałt przysługuje za przejazdy środkami komunikacji miejscowej i wynosi 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

W obu powyższych przypadkach ryczałty nie przysługują, jeżeli pracownik:

• odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,
• ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
• nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Co jeśli podróż podróż zagraniczna trwa dłużej niż miesiąc?

Zgodnie z przepisami, wyjazd trwający ponad 30 dni (lub państwo docelowe leży poza Europą), pracodawca może zgodzić się na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu.