Podróż służbowa i dieta – jakie zasady obowiązują i jak należy rozliczać pieniądze, które otrzymał pracownik na krajowy wyjazd związany z pracą.
Każdy pracownik, który jedzie w podróż służbową ma co do zasady prawo do diety. Jednak jej wysokość zależy od tego, jak długo trwa wyjazd.
W przypadku podróży służbowej zagranicznej ważne jest również do jakiego kraju wyjedzie pracownik.
Spójrzmy na kwestię diet w podróży krajowej.

Spis Treści
Podróż służbowa dieta
Dieta należy się pracownikowi na mocy zapisu w Kodeksie pracy. Pracownik może na polecenie pracodawcy wykonywać zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy, lub poza stałym miejscem pracy. W takiej sytuacji ma prawo do należności na pokrycie kosztów związanych z wyjazdem.
Wysokość świadczenia wynika z rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej.
Pracownik ma prawo do:
- diety,
- zwrotu kosztów (w tym kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb).
Podróż służbowa – wysokość diety
Jak wyglądają stawki krajowej diety podróżnej?
Dieta wynosi:
- 30 zł, jeśli podróż trwa ponad 12 godzin,
- 50 proc. diety w przypadku podróży służbowej trwającej od 8-12 godzin,
- gdy podróż służbowa trwa mniej niż 8 godzin, dieta nie przysługuje.
Ważne! Jeśli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin – przysługuje 50 proc. diety, a za ponad 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Kwotę diety zmieni się, jeśli pracownik ma zapewnione gratisowe wyżywienie. Przepisy przyjmują, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 25 proc. diety,
- obiad – 50 proc. diety,
- kolacja – 25 proc. diety.
Zwrot kosztów za nocleg
Pracownik ma prawo do zwrotu kosztów poniesionych za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie.
Zwrot otrzyma jeśli pokaże rachunek. Pracodawca może mu zwrócić dwudziestokrotność stawki diety – 600 zł.
Z kolei pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety – 45 zł.
Uwaga! Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
Podróż służbowa – transport i zwrot kosztów przejazdu
Pracownik odbywa podróż służbową środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę. Szef wyznacza również miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej.
Pracownik dostanie zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami.
Do tej puli należy też dodać opłaty dodatkowe, np. związane z nimi opłaty dodatkowe, w tym miejscówki, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu.
Co z podróżą służbową prywatnym samochodem?
Na wykorzystanie prywatnego auta pracodawca może się zgodzić na wniosek pracownika.

Koszty dojazdów
Pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową przysługuje ryczałt:
- za przejazdy z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego. Jego wysokość to jedna dieta w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. Jeśli chodzi o dojazd tylko w jedną stronę, to ryczałt wynosi 50 proc. diety.
- za przejazdy środkami komunikacji miejscowej – wynosi 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.
Ryczałty nie przysługują jeśli pracownik:
- jedzie w podróż służbową firmowym lub prywatnym samochodem,
- ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
- nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.
Podróż służbowa – dieta i jej rozliczenie
Podróż służbową trzeba rozliczyć w ciągu 14 dni od jej zakończenia.
W celu rozliczenia podróży służbowej, pracownik przedstawia szefowie firmy wszelkie rachunki, faktury i bilety, które potwierdzą wydatki.
Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Pracownik nie musi ich dokumentować.
Jeśli pracownik nie może przedstawić wspomnianych dokumentów, to składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.