Błąd na fakturze – zauważyłeś go i co dalej? Sprawdź kiedy m.in. wystawić fakturę korygującą, notę korygującą, wystawić duplikat lub anulować fakturę.
Wystawiłeś fakturę lub ją dostałeś. Znalazłeś na niej błąd. Jakie masz teraz pole manewru, żeby np. nie zostać ukaranym za nieprawidłowości.
Spis Treści
Błąd na fakturze
Do wyboru masz kilka możliwości. Przede wszystkim możesz wystawić fakturę korygującą.
Faktura korygująca
To najczęściej stosowany „lek” na błąd na fakturze.
Przedsiębiorca może wystawić fakturę korygującą, jeśli po wystawieniu faktury pierwotnej:
- dostrzegł błędną cenę czy też inne pozycję faktury,
- udziela rabatu,
- nabywca zwrócił towar,
- oddał nabywcy całość lub części zapłaty,
- zorientował się, że wystawił fakturę bez adnotacji „mechanizm podzielonej płatności” (choć miał taki obowiązek).
Możliwość wystawienia faktury korygującej ma tylko przedsiębiorca, który sporządził pierwszą fakturę.
(Faktura czy rachunek – sprawdź, co wybrać)
W fakturze korygującej powinieneś umieścić m.in. zwrot „faktura korygująca” lub „korekta”, kolejny numer oraz datę jej wystawienia, dane, których dotyczy dokument korygujący, a także opis powodu korekty.
Nota korygująca – kiedy ją wystawić
Wystawienie noty korygującej przysługuje nabywcy, który zauważył, że na fakturze od sprzedawcy jest pomyłka.
Dzięki nocie można poprawić błędy formalne, np.:
- w dacie wystawienia,
- danych nabywcy,
- dacie dokonania/zakończenia dostawy towarów/wykonania usługi,
- nazwie (rodzaju) towaru/usługi.
Przedsiębiorca może również wystawić notę korygującą, jeśli dostał dokument bez adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”, mimo iż miał taki obowiązek.
Na notę musi się zgodzić wystawca faktury.
Duplikat faktury
Duplikat faktury wystawia tylko sprzedawca. Robi to na wniosek nabywcy, gdy faktura pierwotna ulegnie zniszczeniu albo zaginie.
Na duplikacie dokumentu należy umieścić te same dane, co na zaginionym (ew. zniszczona faktura VAT), wraz ze stwierdzeniem „duplikat” i datę wystawienia.
Anulowanie faktury
Należy pamiętać, że w przepisach nie znajdziemy regulacji dotyczących anulowania faktur. Należy opierać się na interpretacjach oraz orzeczeniach sądowych.
Z tego wynika, że anulowanie faktury dopuszczalne jest jeśli transakcja nie doszła do skutku i faktura VAT nie trafiła do obrotu (wystawca powinien posiadać dwa egzemplarze dokumentu).
Anulowanie faktury polega na przekreśleniu obu egzemplarzy anulowanej faktury oraz dołączeniu do dokumentu opisu przyczyny anulowania (z datą i podpisem osoby, która jest uprawniona do wystawiania faktur).
Kary za nieprawidłowe faktury
Jako przedsiębiorca musisz pamiętać, że kara grozi za:
- niewystawianie faktur lub odmowę jej wydania,
- brak przechowania wystawionej lub otrzymanej faktury przez 5 lat,
- brak adnotacji na fakturze „mechanizm podzielonej płatności” mimo obowiązku stosowania MPP,
- wystawienie lub posługiwanie się pustymi/sfałszowanymi fakturami.
Puste faktury – nierzetelne/sfałszowane – to takie, które nie oddają faktycznego stanu rzeczy, na przykład dokumentują nigdy niewykonaną usługę bądź nigdy niedostarczone towary.
Osoba wystawiająca pustą fakturę zapłaci wynikający z niej podatek. Natomiast odbiorca takiej faktury nie może odliczyć wykazanej na niej kwoty podatku.
Dodatkowo należy obawiać się sankcji przewidzianych przez Kodeks karny skarbowy – w grę wchodzą grzywny, a nawet kara więzienia.
