2. Analiza potencjalnych szans i zagrożeń, związanych z „wyprowadzaniem poza firmę określonych obszarów działalności oraz dostępnych rozwiązań zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji.

Przykład:
Analiza korzyści i zagrożeń
Co się stanie, gdy pracodawca przekaże administrację kadrowo-płacową poza firmę?
• Pracodawca otrzyma dostęp do dobrej klasy specjalistów, do wiedzy popartej konkretnymi doświadczeniami z innych firm, do bardzo dobrego oprogramowania dającego szerokie możliwości raportowania – przy pozostawieniu pełnej odpowiedzialności oraz konieczności zachowania bezpieczeństwa po stronie firmy outsourcingowej. Uwaga! Firma zewnętrzna (np. biuro rachunkowe) nie ponosi odpowiedzialności za wykroczenia przeciwko prawom pracownika, ponieważ pracownika i firmy zewnętrznej nie łączy żaden stosunek prawny. Odpowiada za swoje działania lub zaniechania wobec zleceniodawcy, czyli pracodawcy, na podstawie łączącej ich umowy. Jest to odpowiedzialność cywilnoprawna.
• Po zleceniu administrowanie wynagrodzeniami oraz danymi kadrowymi na zewnątrz firmy ulega poprawie, usprawniają się procesy komunikacji, łatwiej o decyzję menedżerów co do wynagrodzeń podlegającego im zespołu, znikają dokumenty papierowe, pojawiają się przesyłane elektronicznie arkusze, dzięki którym można proces generowania i przekazywania danych znacznie usprawnić.

Co się stanie, gdy sprawami związanymi z administracją kadrowo-płacową w dalszym ciągu będą się zajmować pracownicy danego pracodawcy?
• Po stronie pracodawcy pozostanie konieczność uzupełniania wiedzy specjalistów w związku ze zmieniającym się prawem, konieczność zakupu systemu płacowo-kadrowego lub inwestowania w posiadany system, konieczność zapewnienia zastępstwa w razie potrzeb; przy czym pełna odpowiedzialność również pozostanie wewnątrz zakładu pracy.


3. Wybór firmy outsourcingowej – poparty gruntowną analizą rynku.

Większość zagrożeń związanych z outsourcingiem kadr i płac wynika z wyboru niewłaściwej firmy. Przy wyborze firmy zewnętrznej, która ma przejąć sprawy kadrowo-płacowe pracodawcy, najlepiej kierować się przede wszystkim wskaźnikami określającymi funkcjonalność stosowanych przez daną firmę rozwiązań. Najważniejsze jest dobre przygotowanie się do rozmowy z przedstawicielem firmy świadczącej obsługę kadrowo-płacową i ustalenie listy spraw, na których najbardziej zależy pracodawcy.

Przykład:
W przypadku administracji kadrowo-płacowej pracodawcy może zależeć na:
• generowaniu listy płac wraz z przygotowaniem dokumentacji kadrowo-płacowej (lista płac, PIT-y, inne) bez przygotowywanie całego procesu wewnątrz firmy lub z dogłębną analizą tego, jak firma w tym obszarze funkcjonuje, po to, by tę funkcjonalność poprawić, usprawnić;
• generowanie listy płac oraz dokumentacji kadrowo-płacowej popartym audytem wszystkich dokumentów, procesów, procedur lub z wykorzystaniem dostarczanych przez firmę outsourcingową danych, raportów, zestawień, na bazie których podejmować można strategiczne dla pracodawcy decyzje;
• generowaniu listy płac wraz z przygotowaniem nieograniczonej niemal liczby raportów, analiz danych czy symulacji.

Sprawdzenie doświadczenia firmy świadczącej obsługę kadrowo-płacową dobrze jest sprawdzić jej dotychczasowe doświadczenia, stosowane przez nią rozwiązania i oferowane gwarancje. Przy dużych kontraktach dotyczących outsourcingu niezbędna jest pomoc prawnika lub innej osoby posiadającej wiedzę i doświadczenie w negocjowaniu warunków podpisywanej umowy.
Przez wyborem konkretnej oferty trzeba się więc zastanowić, które rozwiązanie jest optymalne z punktu widzenia firmy – czyli czy dana firma outsourcingowa oferuje to, na czym firmie najbardziej zależy. Każde rozwiązanie niesie bowiem za sobą konkretne konsekwencje. Przykładowo – dostęp do danych z możliwością samodzielnej ich modyfikacji jest przydatny, jego konsekwencją jest jednak trudność w ustaleniu granicy odpowiedzialności za przetwarzanie danych i ich weryfikację.

Przykład:
• W przypadku administracji kadrowo-płacowej warto sprawdzić, jakim systemem posługuje się dana firma. Im bardziej rozbudowany jest to system, im potężniejsze zawiera rozwiązania, tym jego funkcjonalność – zwłaszcza w obszarze raportowania – jest większa.
• Część firm outsourcingowych oferuje rozwiązania online, które dają możliwość wpisywania danych poprzez sieciowe połączenie. Inne umożliwiają dostęp do bazy danych, ale bez możliwości dokonywania w niej zmian. Oczywiście wszystkie te rozwiązania mają właściwe zabezpieczenia i zapewniają poufność oraz bezpieczeństwo danych.



Źródło: Prawo pracy Personel od A do Z, www.personelodadoz.pl