Nie jest prawdą że nie warto planować, gdyż nie można przewidzieć przyszłości,a czas poświęcany na to jest czasem straconym. To prawda, planowanie to przewidywanie, ale bez dobrego planu Twój biznes ma znacznie mniejsze szanse na sukces rynkowy.

A oto co na ten temat powiedział guru zarządzania Peter Drucker?

Przewidywanie tego, co się zdarzy za lat pięć, dziesięć czy piętnaście, jest zawsze „zgadywanką”. Istnieje jednak różnica między „wyćwiczeniem w zgadywaniu”, a przeczuciem, między zgadywaniem opartym na racjonalnej ocenie wachlarza możliwości, a zgadywanką, która jest zwykłym hazardem.
Warto, więc wygospodarować trochę czasu na określenie celów, zasobów i czasu, jakim dysponujemy a co się z tym wiąże kosztów.

Planowanie jako element kluczowy w zarządzaniu jest różnie definiowany i różnie systematyzowany. T. Kotarbiński twierdzi, że planowanie to: „element przygotowawczy dla danej czynności, czyli taki który ją umożliwia bądź ułatwia lub ułatwia lepsze jej wykonanie.” W inny sposób interpretuje to pojęcie M. Przybyła: „planowanie to ustalanie optymalnych celów i sposobów ich interpretacji”. Bez względu na to jaką definicję „planowania” uznamy za najbliższą prawdzie ważne, aby plany powstałe w wyniku tej czynności były skuteczne, czyli służyły osiągnięciu założonych celów.

Dobre plany to takie, które spełniają poniższe cechy:
-są ambitne, ale wykonalne
-są racjonalne, bazujące na wiarygodnych założeniach
-są elastyczne, w trakcie realizacji możliwe jest wprowadzanie zmian
-są spójne, czyli zbiegają się w tzw. „drzewo planów”
-są kompletne, obejmują całość zadań
-są operatywne, czyli po zapoznaniu się z nimi można przystąpić do ich realizacji
-są komunikatywne i zrozumiałe dla zespołu
-są celowe
-są terminowe, zawierają ostateczne terminy na wykonanie konkretnych zadań
-są odpowiednio długookresowe
-są odpowiednio szczegółowe

Plany można podzielić ze względu na wiele kryteriów, z których najpopularniejsze to:
-poziom zarządzania – plany strategiczne, taktyczne i operacyjne
-okres obowiązywania – plany długookresowe i krótkookresowe
-powtarzalność – plan trwale obowiązujący i plan jednorazowy
-funkcja w organizacji – plan produkcji, logistyki, sprzedaży, finansowy, etc.

Planowanie jest czynnością bardzo złożoną, którą można podzielić na dalsze etapy:
-określenie podstawowych założeń planu
-analiza czynników wewnętrznych i zewnętrznych oddziałujących na realizację planu
-propozycja wariantów działania i wybór optymalnego wariantu
Przedstawiony przeze mnie podział ma charakter umowny, gdyż poszczególne etapy mogą się przeplatać i być realizowane w innej kolejności.

Założenia planu

Pierwszą czynnością w ramach planowania powinno być określenie założeń planu. Etap ten jest uznawany za najważniejszy w procesie planowanie, gdyż to od tego czy rzetelnie zostanie opracowana ta faza zależy jakość opracowanego planu. W tym miejscu należy określić cel nadrzędny a następnie dokonać jego dezagregacji na cele cząstkowe, z ewentualnym przyporządkowaniem priorytetów konkretnym celom. W zależności od tego jakiemu zarządzaniu służy konkretny plan, jeśli jest to plan strategiczny, to na tym etapie formułowana jest misja i wizja. Misja wyraża jakimi wartościami, kieruje się dana organizacja i jej członkowie a wizja to opis organizacji w przyszłości, czyli pewnego rodzaju „marzenie”, o tym jak będzie kiedyś wyglądać.

Precyzyjne określenie celu będzie sprzyjać efektywności zarządzania, gdyż cel pełni określone funkcje:
-jest kierunkowskazem dla członków organizacji
-dokładne określenie celu ułatwia planowanie, o czym wspomniałam wyżej
-motywuje członków zespołu, szczególnie jeśli prowadzi się system wynagradzania za efekty, a nie tylko za działanie
-umożliwia ocenę i kontrolę

Nie wszystkie cele są tak funkcjonalne, gdyż często osoby, które je ustalają nie respektują podstawowych zasad związanych z celami. Warto więc w tym miejscu zwrócić uwagę, aby cele posiadały cechy, takie jak przykładowe określone przez brytyjskich konsultantów za pomocą akronimu SMART:
-cele jasno określone (specific)
-cele mierzalne (measurable)
-cele osiągalne (achieveable)
-cele zbieżne z celami organizacji (relevant)
-cele terminowe (time bounded)

Analiza wnętrza i otoczenia

Plan, który powstaje w organizacji nie może być oderwany od wewnętrznych i zewnętrznych ograniczeń. Możliwy do zrealizowania jest plan, który nie tylko bazuje na wiarygodnych założeniach, ale też uwzględnia zasoby organizacji i warunki w jakich działa. Współczesne zarządzanie dostarcza wiele narzędzi wspierających ten etap planowania. Przykładowo analizę czynników zewnętrznych można opracować dzieląc je na:
-otoczenie dalsze za pomocą systematyzacji PEST, czyli czynniki: polityczno-prawne, ekonomiczne, socjologiczne, techniczne
-otoczenie bliższe za pomocą 5 sił Portera, czyli: siły przetargowej nabywców, siły przetargowej dostawców, konkurencji w sektorze, groźby nowych wejść do sektora i groźby substytucji w sektorze

Truizmem jest stwierdzenie, że nie w każdej organizacji należy analizować wszystkie czynniki. Konkretne elementy otoczenia mogą wpływać na jedną organizację bardzo silnie, przykładowo ujemny przyrost demograficzny będzie bezpośrednio oddziaływał na uczelnie wyższe, a nie będzie miał wpływu na sprzedawców oprogramowania dla biznesu. Zasięgnięcie informacji o otoczeniu często jest dla organizacji utrudnione, szczególnie w tak drażliwych obszarach jak konkurencja.

Takie kłopoty nie pojawiają się na etapie analizy wnętrza. W przypadku tej analizy organizacja może przykładowo dokonać przeglądu konkretnych funkcji, które realizuje i w ten sposób dostrzec co jest jej atutem, a co niedoskonałością. Jednym z wielu narzędzi stosowanych w tym obszarze jest analiza KCS, czyli Kluczowych Czynników Sukcesu. Informacje zebrane w wyniku analizy służą opracowaniu planu, więc powinny być zaprezentowane jak najbardziej czytelnie. W związku z tym warto posłużyć się kolejnym narzędziem zarządzania strategicznego, czyli analizą SWOT (ang., Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). Jest to instrument, który polega na tabelarycznym zestawieniu:
-silnych i słabych stron, których źródłem jest sama organizacja
-szans i zagrożeń, których źródłem jest otoczenie

Wybór optymalnego wariantu

Ostatni etap tworzenia planu można podzielić na podetapy w zależności od tego jak bardzo opracowywany plan jest złożony i z jak dużą siłą będzie oddziaływać na przyszłość. Będą to takie etapy:
-kreowanie pomysłów
-formułowanie wariantów
-wybór optymalnego wariantu
Kreując pomysły należy dążyć do tego, aby nie odrzucać ich zbyt szybko a dokładniej się nad nimi zastanowić. Warto zastosować przykładowo metodę „burzy mózgów”. Jest to podejście, które zakłada w początkowej fazie zaproponowanie jak największej liczby pomysłów, nawet pozornie niedorzecznych. Po zebraniu pewnej ilości pomysłów są one analizowane ze względu na takie kryteria jak: zgodność z założeniami, ekonomiczność, techniczna wykonalność, etc. Procedura kończy się wybraniem najlepszego pomysłu. Na tym etapie pojawiają się dylematy, związane z wyborem „drogi”, która najlepiej umożliwi osiągnięcia celu w określonych warunkach.

Czynnością zwieńczającą proces planowania jest wybór optymalnego wariantu planu. Warianty, które zostały odrzucone warto zachować w trakcie wdrażania planu, gdyż mogą one służyć za plany awaryjne. W tak zmiennym otoczeniu w jakim funkcjonują współczesne organizacje posiadanie alternatywnych planów jest koniecznością. Oczywiście nie oznacza to, że należy tworzyć jak najwięcej planów awaryjnych, bo i tak zawsze mogą wystąpić okoliczności, które nas całkowicie zaskoczą. Należy jednak opracować kilka wersji planu, które będą uzależnione od wystąpienia różnych okoliczności, których pojawienie się jest najbardziej prawdopodobne. Przykładowo można tutaj zastosować metodykę bazującą na tworzeniu trzech planów w tak zwanych wersjach: optymistycznych, pesymistycznych i najbardziej prawdopodobnych.

Planowanie jest czynnością, do której powinny się przyzwyczaić nie tylko współczesne organizacje, ale również wszyscy z nas. Jak pokazują badania osoby, które jasno określają swoje cele mają lepsze samopoczucie i samoocenę, a co za tym idzie łatwiej nawiązują kontakty międzyludzkie i częściej odnoszą sukcesy. Warto więc poświęcić trochę czasu na zaplanowanie swojej przyszłości, bo przecież: „jeśli nie wiesz dokąd idziesz zajdziesz gdzie indziej”.