Już za kilka miesięcy wraz z końcem roku kalendarzowego po raz kolejny nastąpi okres wytężonej pracy dla działów księgowo-finansowych. W wielu jednostkach gospodarczych w najbliższym czasie rozpoczną się badania wstępne sprawozdań finansowych, których ostatecznym efektem będzie wyrażenie przez biegłych rewidentów opinii o prawidłowości ksiąg rachunkowych oraz sporządzonych na ich podstawie sprawozdaniach finansowych.

Zanim to jednak nastąpi, działy finansowo-księgowe po raz kolejny będą musiały zmierzyć się z przygotowaniem tych sprawozdań. Jest to zadanie, które wymaga od księgowych znacznej dozy wysiłku i, ze względu na swą czasochłonność i niecodzienność, często powoduje destabilizację bieżącej obsługi księgowo-podatkowej. Sprawne połączenie bieżącej pracy z działaniami zamknięcia roku, koniecznymi do przygotowania okresowych sprawozdań finansowych, to odwieczny dylemat księgowych.

Kryzys a jakość sprawozdań finansowych i jak sobie z tym radzić

Dylemat ten nabiera szczególnego wymiaru w warunkach kryzysu, kiedy z uwagi na presję redukcji kosztów, w tym w szczególności działów administracyjnych, niegenerujących nadwyżek finansowych, dodatkowa praca księgowych na początku okresów sprawozdawczych często nie jest w pełni uwzględniana przez kierownictwa podmiotów. Między innymi z tego względu jakość sprawozdań finansowych sporządzanych przez znaczną grupę badanych jednostek wciąż pozostawia wiele do życzenia. Zbyt często zdarza się, że sprawozdanie finansowe przedkładane biegłemu rewidentowi do badania nie jest zaakceptowane przez kierownika jednostki i nie zawiera wielu wymaganych prawem ujawnień. W konsekwencji w trakcie badania sprawozdania finansowe podlegają licznym korektom, uzupełnieniom i modyfikacjom, co nie tylko znacznie wydłuża czas badania, ale istotnie zwiększa koszty i powoduje ryzyko niedotrzymania ustawowych terminów zatwierdzania sprawozdań finansowych oraz ich publikacji.

Nie należy przy tym zapominać, że w okresie kryzysów gospodarczych powstaje dodatkowe ryzyko błędów i nieprawidłowości zamierzonych. Ryzyko to związane jest z chęcią wykazania przez część pracowników wyższego szczebla i członków Zarządów spółek sytuacji lepszej niż ta wynikająca z kryzysowej rzeczywistości.

Nieodłączne ryzyko obniżenia jakości sprawozdań finansowych w okresie kryzysu wynika także z konieczności dokonania dodatkowych, niestandardowych analiz i ujawnień odnoszących się w szczególności do kontynuacji działalności czy też utraty wartości aktywów. W sprawozdaniach finansowych wielu jednostek te elementy są pomijane lub odzwierciedlane niewystarczająco, zbyt pobieżnie. Związane jest to nie tylko ze wspomnianą wyżej presją czasową, ale często także jest skutkiem niedostatecznego przygotowania działów księgowych do wykonywania specyficznych testów analiz, wymagających nie tylko znajomości przepisów i reguł rzadziej stosowanych, ale przede wszystkim zrozumienia istoty biznesu i umiejętności sprawnego komunikowania się z innymi działami spoza finansów i księgowości.

Powstaje zatem pytanie: co można zrobić, aby zminimalizować wspomniane wyżej ryzyka i uniknąć sytuacji niekorzystnych związanych z:
(1) niespełnieniem wymogu terminu raportowania,