Trudno jest prowadzić biznes bez profesjonalnych materiałów reklamowych, ofert, wizytówek czy prezentacji.

Warto jednak wiedzieć, że można je tworzyć samodzielnie, bez konieczności zatrudniania agencji reklamowej czy poligraficznej. Wystarczy tylko odkryć rzadko używane funkcje standardowego oprogramowania biurowego.

Każdy kto prowadzi małą firmę, wie dobrze jak trudno jest pogodzić koszty promocji i reklamy, produkowania profesjonalnych druków, zakupu formularzy, projektowania ulotek, z koniecznością redukowania kosztów niezwiązanych bezpośrednio z produkcją. Warto wiedzieć, że nawet prowadząc jedno czy kilku-osobową firmę, można te materiały produkować z pomocą być może rzadko używanych i mało znanych powszechnie funkcji oprogramowania biurowego. Standardowe oprogramowania, np. MS Office 2003, zawiera aplikację MS Office Publisher. Każdy, kto poświęci kilka minut, aby go poznać, może się przekonać że nawet bardzo mała firma może samodzielnie produkować własne, profesjonalne materiały marketingowe i zarządzać swoją reklamą.

Wszystko, co potrzebne do reklamy, marketingu i korespondencji.

Mojej jednoosobowej firmy nie stać ani na zlecanie zaprojektowania ulotek zewnętrznej firmie, ani na zakup specjalnego oprogramowania. Postanowiłam więc spenetrować mojego Office'a w poszukiwaniu aplikacji, które pomogą mi zaprojektować wszystko, co nadaje się jako materiał, zarówno do mailingu, jak prezentacji dla klientów podczas spotkania. Znalazłam aplikację Publisher. To ciekawy program, warto dowiedzieć się o nim więcej.

Publisher zawiera gotowe, edytowalne wzory wszystkich publikacji potrzebnych małej firmie do prowadzenia profesjonalnej korespondencji, marketingu i reklamy. Są tu szablony biuletynów, ulotek, ofert handlowych, kopert, papieru firmowego, faktur, a nawet - wizytówek, kalendarzy z logo firmy, dyplomów, etykiet adresowych, zaproszeń czy ogłoszeń.

Sprawdziłam: przygotowanie pakietu profesjonalnych graficznie materiałów marketingowych małej firmy, odliczając czas redagowania tekstu, zajmuje kilkanaście minut. W ciągu godziny, mając przygotowane teksty oferty i prezentacji, wykonałam: prezentację w programie Power Point, projekt plakatu, ulotkę i dwustronicową ofertę handlową. Pakiet opatrzyłam firmowym logo, dołączyłam firmową stronę tytułową faksu, wydrukowałam kilka firmowych kopert i papieru także z logo i nazwą firmy, w jednolitej kolorystyce. Każdy z moich potencjalnych klientów otrzyma więc pakiet materiałów, które będzie mógł przejrzeć nie ruszając się od komputera. Starałam się zróżnicować te materiały, tak aby klient mógł przeczytać tradycyjną, tekstową ofertę handlową, lub obejrzeć interaktywną prezentację multimedialną na temat produktu lub też zapoznać się z krótką charakterystyką moich produktów przedstawioną na ulotce. Ulotka może też posłużyć mi jako gotowy materiał do drukowania i tradycyjnego mailingu pocztowego, jako akcji wspierającej mailing elektroniczny.

Używam programu Publisher od pół roku. W tym czasie zauważyłam, ze udało mi się łatwo i bez zlecania prac firmom zewnętrznym, nie tylko szybko przygotować materiały reklamowe, oferty, druki, ulotki, ale także zaoszczędzić miesięcznie kilkadziesiąt do kilkuset złotych i sporo czasu. Oto jakie zalety Publishera uważam za najważniejsze dla małej firmy:

• Można zaoszczędzić czas i pieniądze, poświęcane na uzgadnianie i zlecanie projektów ulotek firmom zewnętrznym.
Wykorzystanie Publishera nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi kosztami, poza ewentualnymi kosztami druku. Publisher to standardowy składnik pakietu MS Office 2003 w wersji PRO lub SBE.

• Do pracy z programem Publisher nie trzeba znać żadnego specjalistycznego języka programowania czy obsługi programów używanych przez profesjonalnych grafików.

• To wszystko pozwala małym firmom, bez dodatkowych kosztów, tworzyć materiały reklamowe o profesjonalnym wyglądzie i wysokiej jakości, nadające się zarówno do druku, jak i wysyłki w mailingach dla klientów.

• Publisher daje szerokie możliwości importowania i łączenia obrazów i tekstów z innych aplikacji, takich jak arkusze kalkulacyjne, bazy danych. To umożliwia tworzenie nowych publikacji: katalogów, ulotek, spisów produktów wraz ze zdjęciami.
W programie Publisher znajdują się setki przykładowych szablonów różnych typów publikacji, od wizytówek i kalendarzy do katalogów, wzorów ogłoszeń, ulotek, faksów, zaproszeń...

Wizerunek i wrażenie

Tworzenie w firmie materiałów reklamowych, handlowych i prezentacji, które mają dopracowany, profesjonalny wygląd, pozwala skutecznie tworzyć wizerunek nowoczesnej, stabilnej, dobrze zarządzanej firmy. Efektywne zarządzanie kontaktami z klientami, m.in. tak żmudne dotychczas zadanie jak wysyłka ofert do potencjalnych klientów, też już można sobie ułatwić i zaoszczędzić czas.

Moje pakiety materiałów wysyłam do firm z interesującej mnie branży, w tym wypadku - firm z branży budowlanej, za pomocą Outlooka i jego opcji wysyłki seryjnej. Najpierw tworzę własną bazę adresową, następnie tworzę szablon pisma przewodniego i dołączam jako załączniki pakiet prezentacji i materiałów utworzonych w programach: Publisher i Power Point. Wysłanie ofert do wszystkich firm z branży zajmuje mi więc teraz kilka minut, a nie jak wcześniej - około pół dnia.