Newsletter IPO.pl
Szukaj w IPO.pl
Księgowość  | Strona główna » Biznes » Księgowość

Ankieta

Jaki będzie dominujący trend na giełdach w 2014 roku?
 

Najnowszy raport

Serwisy ipo.pl

Jak długo trzymać dokumenty podatkowe firmy?
17.03.2008.
Księgi, ewidencje, faktury, rachunki, deklaracje, umowy… Z roku na rok u każdego przedsiębiorcy przybywa dokumentów związanych z rozliczeniami podatkowymi. Kiedy można się ich pozbyć z firmowego archiwum?

Podatkowe archiwum

Dokumentacja podatkowa w firmie to zazwyczaj szereg segregatorów. Praktycznie z miesiąca na miesiąc ten zbiór się powiększa. Dla celów podatkowych księgi, ewidencje, faktury, rachunki itp. trzeba jednak trzymać kilka lat.

Okres przechowywania dokumentacji podatkowej połączony jest w zasadzie z terminem przedawnienia podatku, którego ona dotyczy.

Z art. 86 Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.) wynika, że księgi podatkowe oraz związane z ich prowadzeniem dokumenty należy przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W definicji ksiąg podatkowych mieszczą się przy tym księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, które podatnicy i płatnicy mają obowiązek prowadzić do celów podatkowych.


Urzędy skarbowe o przechowywaniu dokumentów

Dłuższy okres archiwizacji

„(…) bieg terminu przedawnienia może być zawieszony lub przerwany np. w razie rozpoczęcia egzekucji. Wtedy okres przechowywania dowodów księgowych zostaje przedłużony. (…) dla celów podatkowych okres przechowywania faktur VAT związany jest wyłącznie z okresem przedawnienia zobowiązania podatkowego.”

(interpretacja Pierwszego Urzędu Skarbowego w Opolu
z dnia 17 lipca 2007 r., nr PP/443-48-2/07)

Termin wskazany w art. 86 Ordynacji podatkowej można odnaleźć w wielu szczegółowych zapisach. Do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego należy przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania VAT, oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, ich duplikaty.

Podobnie jest z rachunkami potwierdzającymi dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego podatnicy, którzy wystawiają rachunki, powinni trzymać ich kopie, a podatnicy zobowiązani do żądania rachunków - oryginały.

Przez taki sam czas przedsiębiorcy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas fiskalnych muszą przechowywać kopie dokumentów kasowych, np. paragonów sprzedaży. Przy czym po spełnieniu szeregu warunków kopie tych dokumentów mogą być przechowywane również na informatycznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu.

Wieloletnie przechowywanie

Zasadnicze pytanie brzmi więc: „Po jakim czasie przedawniają się podatki?”. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się co do zasady z upływem 5 lat. Termin ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumentację związaną np. z podatkiem dochodowym od osób fizycznych za 2007 r., którego termin płatności mija 30 kwietnia 2008 r., należy trzymać przynajmniej do końca 2013 r.


Urzędy skarbowe o przechowywaniu dokumentów

Likwidacja dokumentacji

„(…) gdy nastąpiło przedawnienie zobowiązania podatkowego, wygasają obowiązki ciążące: na podatniku - przechowywania prowadzonych ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem, a na płatniku - przechowywania dokumentów związanych z poborem podatków.”

(interpretacja Urzędu Skarbowego w Kościanie
z dnia 16 maja 2007 r., nr PD/415-10/PIA/07)

Warto mieć przy tym na uwadze, że niektóre dokumenty mogą wiązać się z rozliczeniami kilku podatków, których terminy przedawnienia nie pokrywają się. Należy wówczas sprawdzić, który z tych terminów jest najdłuższy. To on w takim wypadku powinien być wyznacznikiem okresu przechowywania takich dokumentów.

Należy poza tym pamiętać o pewnych szczególnych przypadkach. Mowa przede wszystkim o odpisach amortyzacyjnych. Organy podatkowe uważają, że dokumentację, na podstawie których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych, trzeba trzymać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym zakończono amortyzację. Warto mieć to na uwadze, zwłaszcza że co do zasady środki trwałe są amortyzowane przez wiele lat.

Trzeba poza tym wspomnieć, że bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego może zostać przerwany lub zawieszony. Wówczas dokumentacja podatkowa będzie musiała odpowiednio dłużej „poleżeć” w firmowym archiwum. Wiele jest czynników, które mogą to spowodować.

Podatnicy chyba najczęściej mają do czynienia z przerwaniem biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego z powodu przystąpienia urzędu skarbowego do jego przymusowego ściągnięcia. Bieg terminu przedawnienia zostaje przerwany wskutek zastosowania środka egzekucyjnego (np. zajęcia rachunku bankowego), o którym podatnik został powiadomiony.

Płatnicy też przechowują

Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników muszą także archiwizować dokumenty związane z poborem podatków. Płatnicy mają przechowywać je do czasu upływu okresu przedawnienia ich zobowiązania podatkowego. Po upływie tego okresu dokumenty związane z poborem podatku trzeba przekazać podatnikom. Jeśli nie jest to możliwe, dokumenty te podlegają zniszczeniu.

Urzędy skarbowe o przechowywaniu dokumentów

Dokumenty związane z amortyzacją

„(…) Wobec tego, że dokonywane przez spółkę odpisy amortyzacyjne, jako koszty uzyskania przychodów rzutują na wysokość ustalonego dochodu (straty), koniecznym jest przechowywanie dokumentacji przez cały okres amortyzacji środków trwałych.

(…) Skoro zatem dokumenty źródłowe są podstawą do ustalenia wartości początkowej środków trwałych i „w pośredni sposób” wpływają na wysokość zobowiązania podatkowego roku, w którym są dokonywane odpisy amortyzacyjne należy stwierdzić, że powyższe dokumenty należy przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego roku, w którym zakończono amortyzację.”

(interpretacja Małopolskiego Urzędu Skarbowego
z dnia 22 lutego 2007 r., nr PO1/423-140/06/16326/07)

Skoro mowa o obowiązkach „archiwi­zacyjnych” pracodawcy, warto wspomnieć, że niektóre dokumenty musi on trzymać o wiele dłużej. Na przykład listy płac, karty wynagrodzeń czy inne dowody, na podstawie których ustalona jest podstawa wymiaru emerytury lub renty, trzeba przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego pracodawcy.

 

 

Oceń artykuł   Dodaj komentarz

Reklama

 

Formularze podatkowe