Co jednak w tych określonych sytuacjach przyniesie spółce współpraca z agencją PR? Dlaczego nie delegować działań z tego zakresu na osobę już zatrudnioną w spółce?

Modele współpracy

W zależności od potrzeb i pożądanych efektów agencja PR może pracować dla firmy na dwa sposoby. Pierwszy z nich to współpraca projektowa, w ramach której firmy nie są związane umową na stałą i kompleksową obsługę PR. W tym przypadku część działań spółka wykonuje sama (najczęściej siłami delegowanej osoby – specjalisty ds. PR), w pozostałych posiłkuje się agencją, jej wiedzą i doświadczeniem. Wszelkie działania agencji mają charakter projektowy i skupiają się na pojedynczych zadaniach, od przygotowania strategii komunikacyjnej czy mapy mediów, po dystrybucję informacji prasowych bądź organizację spotkań dla dziennikarzy. Cechą charakterystyczną współpracy na zasadach projektowych jest mniejsza możliwość kontroli procesów przez firmę i ograniczone możliwości prognozowania efektów.
Nie bez znaczenia są też wyższe koszty jednostkowe podejmowanych działań. Niemniej jednak w przypadku działań o mniejszej intensywności bądź firmy prowadzącej szersze działania komunikacyjne (w tym marketingowe), taki charakter współpracy może się sprawdzać jako uzupełnienie działań własnych zapewniające wyższą efektywność i dostęp do know-how agencji. Pamiętać jednak należy, że proces komunikacji z otoczeniem rynkowym nie kończy się na informacjach prasowych czy konferencjach. Budowa relacji i wizerunku firmy to proces ciągły i długotrwały. Z tego powodu zdecydowana większość firm decyduje się na stałą współpracę z agencją PR.

W takim przypadku agencja w ramach stałego wynagrodzenia przygotowuje zarówno strategię komunikacji jak i konkretny plan działań, realizowany po akceptacji spółki. Dzięki stałej obsłudze można również zaoszczędzić. Dzieje się tak, ponieważ opieka agencji PR nad komunikacją firmy z otoczeniem ma charakter kompleksowy, a więc niezależny np. od ilości informacji, które trzeba przygotować i przekazać mediom. Ważnym atutem tego rozwiązania jest stały zespół pracujący z klientem, bardzo dobrze znający branżę i bieżące sprawy firmy. Ma to bezpośredni wpływ na wyższą efektywność konkretnych działań. Dodatkowo budowane są długotrwałe relacje firmy z mediami oparte na zaufaniu i przyzwyczajeniu do kontaktu z konkretnymi ludźmi, przy jednoczesnym odciążeniu zarządu firmy. Dzięki temu unika się sytuacji częstej w przypadku współpracy projektowej, gdy dziennikarze w poszukiwaniu informacji wędrują od osoby do osoby.

Zalety współpracy z agencją PR

Dobra agencja PR ma szereg unikalnych zalet, trudnych do osiągnięcia przez firmę skupioną na swojej codziennej działalności biznesowej. Budowa wizerunku firmy, jej władz, usług i produktów na rynku, które dla firmy często są tylko dodatkowym obciążeniem i mierzeniem się z nieznanym, dla agencji są podstawowym zadaniem. Dzięki temu firma może liczyć na znacznie wyższą efektywność działań, a jednocześnie żadna z kluczowych osób w spółce nie musi dzielić swojego czasu na działania biznesowe i komunikacyjne.