Dokumentem urzędowym, potwierdzającym dla celów podatkowych siedzibę podatnika jest certyfikat rezydencji. Posiadanie takiego certyfikatu w przypadku zagranicznego kontrahenta jest konieczne, ponieważ pozwala na obniżenie podatku lub zwolnienie polskiego płatnika z obowiązku odprowadzenia podatku od wypłat dokonywanych na rzecz takiego kontrahenta.
Dokument stanowiący certyfikat rezydencji podatkowej
Za certyfikat rezydencji podatkowej uznaje się zaświadczenie o miejscu zamieszkania lub też siedzibie podatnika (w przypadku osób prawnych) wydane dla celów podatkowych przez właściwy organ administracji podatkowej państwa. Ze względu na to, że certyfikat rezydencji jest dokumentem urzędowym, wydawanym przez właściwy organ administracji publicznej, potwierdzający określone fakty lub stan prawny, dokumentuje wyłącznie stan przeszły i teraźniejszy. Oznacza to, że nie może być wystawiony „na przyszłość", czyli określać rezydencji podatkowej w dacie późniejszej niż wystawienie certyfikatu.
Ponadto, regulacje zawarte w Ordynacji Podatkowej stanowią podstawę do wystawienia certyfikatu rezydencji przez polskie organy podatkowe. Zgodnie z zapisem artykułu 306l wspomnianego aktu prawnego, stosowne zaświadczenie wydawane jest na wniosek podatnika.
Podatnik powinien jednakże pamiętać, że pomimo, iż przepisy prawa podatkowego regulują tylko podstawowe pojęcie certyfikatu rezydencji podatkowej, nie wskazując przy tym ani na jego treść ani w jakim trybie powinien zostać wydany ten dokument, jest on niezwykle ważny. Umożliwia bowiem zwolnienie polskiego płatnika z poboru podatku.
Zwolnienie z obowiązku podatkowego, polegającego na poborze podatku
Na podstawie przepisów umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania płatnik nie pobiera zryczałtowanego podatku w Polsce w ogóle bądź też pobiera go w niższej stawce wynikającej z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Możliwe jest to jednakże tylko pod warunkiem udokumentowania dla celów podatkowych miejsca zamieszkania, siedziby podatnika, będącego odbiorcą płatności, na podstawie uzyskanego od niego certyfikatu rezydencji. Ustawy podatkowe szczegółowo określają sytuacje, w których trzeba posiadać taki dokument. Ustawa o PIT wymaga certyfikatu w przypadku uzyskania dochodów (przychodów) wymienionych w art. 29 ust. 1, art. 30a ust. 1 pkt 1-5 i art. 30b ust. 1. Znajdują się tam m. in. przychody z osobiście wykonywanej działalności naukowej, trenerskiej, oświatowej, publicystycznej, przychody z tytułu uprawiania sportu, stypendia sportowe.). Organy podatkowe zaczynają jednak wymagać, by płatnik uzyskał certyfikat potwierdzający rezydencję podatkową kontrahenta na moment dokonywania na jego rzecz wypłat (interpretacja IPPB4/415-614/11-2/SP).
Chodzi o to, że certyfikat jest wydawany za okres który już minął, czyli w momencie otrzymania certyfikatu od kontrahenta, urząd potwierdza, że kontrahent jest rezydentem na dzień wydania certyfikatu i w okresie poprzedzającym tę datę. Jeśli dokonamy przelewu załóżmy w lutym 2012 roku, a certyfikat został wydany w styczniu 2012 roku, to mamy ryzyko zakwestionowania przez nasz urząd tej płatności (ryzyko niepotrącenia podatku u źródła), ponieważ zgodnie z najnowszymi interpretacjami powinniśmy dysponować certyfikatem obejmującym datę płatności, czyli wydanym po dokonaniu płatności. Oznacza to, że powinniśmy ściągać certyfikat za każdym razem gdy dokonamy zapłaty. Do tej pory przeważało stanowisko, że certyfikat jest ważny w roku jego wydania, chyba że z treści certyfikatu wynikało inaczej.
