Mimo kryzysu, który nieco zmniejszył zainteresowanie organizowaniem większych i częstych eventów przez firmy, branża nadal się rozwija. Można je zorganizować nawet przy niezbyt wysokim budżecie. Nie wiele obiektów w Polsce posiada jednak warunki do ich zorganizowania.

Według raportu IPO 2009 – „Eventy, imprezy dla firm” polskie firmy wydają około 10mld zł rocznie na organizację pobytów o charakterze biznesowym. Wyjazd firmowy na kilka dni może mieć różny cel. Do popularnych zaliczają się wyjazdy na szkolenia, konferencje, czy też wyjazdy motywacyjne tzw. incentives. Zwykle są one połączone ze zorganizowaną rozrywką oraz zajęciami mającymi na celu integrację i relaksację.

Event –na co trzeba zwrócić uwagę?
Wybór odpowiedniego organizatora/hotelu/firmy eventowej, którego plan eventu będzie dopasowany do specyfiki firmy, oszacowanie budżetu przedsięwzięcia i zadbanie o szczegóły to kwestie najistotniejsze. Pamiętajmy o zakresie naszego eventu – dokładnej ilości osób dla której go planujemy. To kwestia kluczowa, ponieważ podporządkowuje resztę planów. Pamiętajmy również, że jeżeli chcemy udać się na wyjazd szkoleniowy, konferencję naukową połączoną z bankietem, wystawną kolacją, balem – zwrócimy uwagę na coś innego niż przy evencie, który zakłada np. wyjazd w góry, zawody sportowe, czy też inne interaktywne formy spędzania czasu. Dopracowanie szczegółów jest naprawdę istotne.

Planując event możemy przedstawić swój pomysł naszemu organizatorowi, lub zdać się na jego kreatywność. Taka decyzja nie wymaga zaangażowania firmy, są nam bowiem dostarczane kompleksowe rozwiązania. Każdy projekt przygotowywany jest indywidualnie po wcześniejszym rozpoznaniu sytuacji, potrzeb i oczekiwań. Czasami niski budżet wystarczy, aby przygotować go w sposób ciekawy i uzyskać tzw. „efekt wow”. Istnieją opcje ograniczenia kosztów np. tzw. „Eventy o poranku” czyli event o innej porze dnia niż tej najbardziej pożądanej – wieczornej. Interesujące są również eventy kulinarne, np. catering molekularny (zrywający z dotychczasowym rodzajem poczęstunku i wyobrażeniami o gotowaniu).

Miejsce, specyfika oraz organizacja eventu zależy od tego jaki cel chcemy osiągnąć. Należy ponadto w pierwszej kolejności uwzględnić budżet , konkretne preferencje (w tym ilość osób) , także – dotyczące terminu i czasu. Oprócz zapewnienia pracownikom kompleksowej obsługi: zakwaterowania, wyżywienia, transportu, pamiętajmy o planie „B” w przypadku, gdy coś pójdzie „nie tak”. Przy organizacji większego przedsięwzięcia zawsze trzeba przewidzieć pewne kwestie i przemyśleć nagłą zmianę koncepcji.

Gdzie na event?
Jeżeli potrzebujemy znaleźć hotel, kwaterę proponujące wysoki standard i duże sale konferencyjne, w pierwszej kolejności musimy zwrócić uwagę na informację o liczbie osób, które pomieści sala konferencyjna oraz o ilości dostępnych przy tym miejsc noclegowych. W momencie kiedy organizujemy duży event staje się to kwestią kluczową. Opcja wynajęcia sali konferencyjnej na kilkaset osób, nie w każdym cztero czy pięciogwiazdkowym hotelu będzie dostępna. Czasami takie obiekty położone są nie - w dużych aglomeracjach miejskich, ale w mniejszych miastach. Bazują na wielkości i ofercie.