Każde wdrożenie IT pociąga za sobą zmiany organizacyjne. Zmiany w przedsiębiorstwie zawsze spotkają się z mniejszym lub większym oporem ze strony pracowników.

 

Ludzie boją się tego co nowe, niepewne, wymagające wypracowania innego niż dotychczas stylu pracy. Zmiana - to zagrożenie - nie tylko w oczach pracowników, ale i menedżerów. Fakt ten często nie jest brany pod uwagę w czasie wdrożenia. Firmy wdrożeniowe i ich klienci , borykają się z problemami, szukając rozwiązań nie tam gdzie trzeba - korekcie poddawana jest konfiguracja, interface, dodawane są funkcje, zamiast usprawnić przepływ informacji.

Komunikacja - dobro komplementarne w IT.

Problemy międzyludzkie, które są rezultatem nieprawidłowej komunikacji, wpływają nie tylko na sposób przeprowadzenia wdrożenia, ale także na sam przekaz informacji. W niejasnych komunikatach, przekazanych różnymi kanałami, wystąpią błędy i przeinaczenia. Jeżeli trafią one do systemu - zamiast ułatwić pracę, staną się źródłem kłopotów. Zakłócenia w komunikacji przy wdrożeniu wcale nie muszą wynikać ze złej woli pracowników. Ten sam przekaz może być inaczej rozumiany przez różne osoby, powstają niedomówienia i tak rozmywa się odpowiedzialność, przekazywane są błędne dane.

W wyniku niejasnych, nieprecyzyjnych .informacji, podejmowane są błędne decyzje, które rzutują na system i jego przydatność. Uwaga zostaje skupiona na wprowadzeniu innowacji w funkcjonalność. Do systemu trafiają dane - śmieci, które jeszcze bardziej komplikują przedsięwzięcie i ... tak koło się zamyka. Zatem samo zaimplementowanie systemu nie wystarczy aby dobrze funkcjonował. Tak naprawdę trzeba przekonać pracowników (nie tylko tych bezpośrednio zaangażowanych w projekt, ale i całej firmy) do bardziej efektywnego narzędzia pracy. Od ich akceptacji i aprobaty zależy stopień wykorzystania systemu i końcowa ocena wdrożenia.

Działania z zakresu komunikacji wewnętrznej uzależnione są od etapu wdrożenia.

System IT - nagroda czy kara. Celem działań PR przed wdrożeniem jest nie tylko uświadomienie pracownikom, że firma potrzebuje inwestycji w dodatkową infrastrukturę IT, pokazanie problemów z jakimi się borykają, ale także jaki będzie obraz sytuacji po wdrożeniu. Pracownicy muszą się przekonać do tego, że system usprawni ich pracę i zredukuje koszty, a nie będzie narzędziem kontroli i wymierzania kar. Dla samej firmy wdrożeniowej korzyść z dobrej komunikacji jest niebywała - zyskuje ona dobrą opinię wśród pracowników, co zaprocentuje w kolejnych etapach wdrożenia.

Gramy w jednej drużynie.

W takcie wdrożenia, szczególnego znaczenia nabiera wzajemne zaufanie i otwartość na wymianę informacji. Pracownicy potrzebują informacji na temat postępu prac, a wdrożeniowcy rzetelnych danych. Jeżeli pracownicy będą pozytywnie nastawieni do wdrożenia, wtedy wzrośnie ich zaangażowanie we współpracę, a także wiarygodność przekazywanych przez nich informacji. Dobra komunikacja zaowocuje szybkim rozwiązywaniem problemów i de facto - wpłynie na krótszy czas wdrożenia.

Jaki finał?

Wdrożenie można po prostu zakończyć, spakować notebooki i zatrzasnąć drzwi za sobą. Jednak o takim wdrożeniu nikt nie powie, że było udane. Bo finał był kiepski. Zatem po zakończeniu projektu PR-owiec pokaże korzyści, jakie daje system - nie tylko dla poszczególnych działów, ale także globalnie dla całej firmy. Samo wdrożenie wykorzysta do budowania wizerunku swojej firmy, nie tylko w oczach pracowników, ale i całym otoczeniu zewnętrznym.

Jakże to wszystko proste i oczywiste. Dlaczego jednak zapominamy o dobrej komunikacji, a zakończenie wdrożenia przesuwamy o przysłowiowe "pi"?