W wielu przypadkach firmy są zbyt małe, ażeby utrzymywać cały dział księgowo-finansowy.

Na pytania odpowiada Robert Adam Okulski – doradca podatkowy nr 1030, Prezes Zarządu Biura Rachunkowego Joanny i Roberta Okulskich Sp. z o.o. w Warszawie

IPO: Czy to prawda, że outsorcing usług księgowych staje się wśród małych i mikroprzedsiębiorstw najpopularniejszą formą prowadzenia rozliczeń podatkowych ?

Robert Okulski : Zdecydowanie tak. Wynika to zarówno ze względów czysto ekonomicznych, jak i praktycznych.

W wielu przypadkach firmy są zbyt małe, ażeby utrzymywać cały dział księgowo-finansowy, z kolei zatrudnienie jednej „superksięgowej” do prowadzenia wszystkich spraw firmy wiąże się ze sporym ryzykiem. Nagła choroba, niedyspozycja, czy chociażby zwykła konieczność wysłania na urlop takiej osoby powoduje natychmiastowy paraliż w dziedzinie rozliczeń księgowo – podatkowych.

Także wiedza zawodowa pojedynczego pracownika, ze względu na zakres materiału do opanowania oraz różnorodność specyfik poszczególnych rozliczeń podatkowych czy ubezpieczeniowych, zazwyczaj będzie bardziej powierzchowna, niż skumulowana wiedza kilku osób specjalizujących się w poszczególnych zagadnieniach takich jak: rozliczenia księgowe, bilans, rozliczenia ubezpieczeń społecznych czy doradztwo podatkowe, którą może zaoferować klientowi nowoczesne biuro rachunkowe.

Nie bez znaczenia też, w przypadku powierzenia rozliczeń w ręce firmy zewnętrznej, jest ograniczenie ryzyka związanego z odsetkami i karami skarbowymi w przypadku popełnionych błędów. Solidne firmy księgowe są zazwyczaj wysoko ubezpieczone od odpowiedzialności cywilnej za ewentualnie wyrządzone szkody, np. w przypadku naszego biura - do wysokości 100.000 euro, zaś księgowa etatowa odpowiada za swoją pracę wyłącznie do 3-krotności otrzymywanego wynagrodzenia.

IPO: Jakie plany na przyszłość wiąże zarządzana przez Pana firma z rozwojem rynku usług księgowych?

Podstawowym kierunkiem rozwoju Naszej Spółki jest zwiększanie ilości obsługiwanych przez nas branż, gdyż każda z nich charakteryzuje się własną specyfiką, której poznanie otwiera drogę do pozyskania nowych klientów.

Oprócz tradycyjnie obsługiwanych przez biura rachunkowe firm handlowych, usługowych czy doradczych szczególny nacisk kładziemy na obsługę przedsiębiorstw o wysokim prestiżu, m.in. spółek z rynku finansowego, czy oddziałów firm międzynarodowych

Od 2005 roku prowadzimy obsługę księgową Towarzystw Funduszy Inwestycyjnych, a od roku 2006 Domów Maklerskich, będąc jedną z nielicznych firm outsorcingowych specjalizujących się w obsłudze tego typu klientów.

Także od roku 2005 świadczymy usługi dla środkowoeuropejskiego oddziału międzynarodowej agencji prasowej INTERFAX, zaś od roku 2007 rozszerzyliśmy naszą działalność o w obsługę firm developerskich.

Ze względu na dążenie do zapewnienia najwyższego poziomu obsługi klienta, poprzez wąską specjalizację w zakresie wykonywanych usług, w roku bieżącym powołaliśmy do życia spółkę-córkę OKULSCY PAYROLL SERVICES Sp. z o.o., zajmującą się wyłącznie obsługą płacowo-kadrową, świadczoną na rzecz coraz znamienitszych podmiotów gospodarczych, w tym także wiodących Towarzystw Funduszy Inwestycyjnych.

IPO: Popytowi na ten rodzaj usługi towarzyszy z pewnością powstawanie na rynku wielu nowych firm, oferujących usługi rachunkowe ?

Według danych GUS, w ciągu pierwszego półrocza 2007 powstało prawie 149 tys. nowych przedsiębiorstw, z których z pewnością znaczna część zdecydowała się na powierzenie obsługi firmom zewnętrznym. Daje to impuls dla dalszego rozwoju działających na rynku biur rachunkowych, jak i powstawania nowych. Należy jednak pamiętać, że tak jak w przypadku innych usług, standard oferowanej obsługi księgowej nie jest jednorodny.

Na rynku obok siebie pojawiają się zarówno przedsiębiorstwa opierające swoją działalność na efekcie długofalowym, spełniające wszelkie wymogi, wynikające zarówno z przepisów prawa, jak i obowiązującego od zawsze solidnych usługodawców obyczaju „dobrej roboty”, jak i firmy nastawione na szybką realizację zysku przy wykorzystaniu istniejącej koniunktury, co zazwyczaj niestety nie idzie w parze z solidnością wykonanej pracy.

IPO: Jak zatem odróżnić usługodawców rzetelnych od nierzetelnych ?

Tak jak w przypadku oceny każdego usługodawcy, rozpocząć należy od sprawdzenia, czy spełnia on wymogi formalne, obowiązujące dla danej branży. W przypadku usług księgowych są to: licencja Doradcy Podatkowego, bądź licencja Ministra Finansów uprawniająca do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz obowiązkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywanych usług.

Pamiętać należy, że obie licencje są dokumentem imiennym – uprawniają do prowadzenia rozliczeń księgowych i doradztwa konkretne osoby – nie zaś, jak często spotyka się w ogłoszeniach prasowych „biura rachunkowe posiadające licencję...”. Takie (nieprawdziwe) sformułowanie rodzi już samo w sobie podejrzenie, że w danej firmie księgowaniem mogą zajmować się osoby nieupoważnione, zaś jedyna licencja, należąca najczęściej do właściciela firmy jest jedynie „przykrywką”.

Ważne informacje o solidności firmy można wyczytać z proporcji pomiędzy ilością obsługiwanych klientów a ilością licencjonowanych księgowych i ich asystentek delegowanych do ich obsługi. Jakkolwiek ilość klientów rozliczanych przez jednego uprawnionego pracownika może być różna, można jednak wysnuć ogólna teorię, że im większa ilość klientów przypadających na 1 uprawnioną osobę, tym większe prawdopodobieństwo, że asystentki w sposób nieuprawniony zajmują się pracami wymagającymi odpowiednich licencji.

Należy pamiętać, że w przypadku prowadzenia ksiąg przez osobę nieuprawnioną, oprócz sankcji ustawowych, nie działa także ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej zleceniobiorcy za popełnione błędy.

W zarządzanym przeze mnie Biurze Rachunkowym, na 26-ciu obsługiwanych w bieżącym roku klientów (wyłącznie księgi handlowe) przypada 1 doradca podatkowy, 5 osób z licencją księgową oraz czworo asystentów i 2 specjalistki z zakresu kadry-płace.

Dodatkowych informacji o firmie mogą nam dostarczyć także: jej lista referencyjna, staż pracy poszczególnych pracowników, zarówno w zawodzie, jak i w danym przedsiębiorstwie (rotacja kadry zawsze odbija się negatywnie na jakości świadczonych usług), oraz ogólna informacja o ilości zatrudnionych pracowników (większa ilość specjalistów gwarantuje zarówno możliwość konsultacji wewnętrznych, jak i ewentualne zastępstwo w przypadkach losowych).

IPO: Czy kluczową rolę w doborze usługodawcy powinny spełniać referencje ?

Działalność firm usługowych opiera się głównie na jakości wykonywanej przez nie pracy. Solidna firma szczyci się swoimi klientami i dobrym wykonaniem powierzonych zadań. Lista referencyjna składająca się ze znanych, i wymagających firm, wskazuje nam, że ktoś już wcześniej, decydując się na podjęcie, a później kontynuowanie współpracy, dokonał analizy solidności wykonywanych usług i że analiza ta wypadła pozytywnie oraz została potwierdzona w trakcie współpracy.

Dodatkowym atutem jest fakt obsługiwania firm, których sprawozdania finansowe podlegają corocznemu audytowi, potwierdzającemu jakość wykonanej pracy księgowej.

IPO: Jaki wpływ na jakość świadczonych usług księgowych mają zatrudnieni w biurze rachunkowym pracownicy?

Podstawową cechą odróżniająca usługi od produkcji czy handlu jest fakt, że jakość ich wykonania zależy w sposób bezpośredni od pracowników zatrudnionych do obsługi klientów.

Usługi świadczone przez Biura Rachunkowe nie są wcale jednorodne, coraz większy galimatias w przepisach podatkowych i ubezpieczeniowych spowodował wyraźne wyodrębnienie, w jednolitej niegdyś usłudze, takich zagadnień jak: doradztwo podatkowe, prowadzenie Ksiąg Handlowych, prowadzenie uproszczonej księgowości (KPiR, ryczałty), rozliczenia podatku VAT, prowadzenie rozliczeń pracowniczych, czy prowadzenie spraw kadrowych.

Każda z tych części składowych oparta jest na odrębnych ustawach i wymaga odrębnej wiedzy. Zlecający usługę może stanąć przed wyborem pracującego samodzielnie usługodawcy "od wszystkiego" albo przedsiębiorstwa zatrudniającego wąsko wyspecjalizowanych w poszczególnych zagadnieniach pracowników, spiętych „klamrą” doradców podatkowych. Ważną informacją o „kluczowych” - licencjonowanych pracownikach jest także posiadane przez nich wykształcenie, oraz okres, na jaki związali się oni z daną firmą.

W przypadku zarządzanego przeze mnie Biura Rachunkowego Joanny i Roberta Okulskich Sp. z o.o. cztery spośród pięciu licencjonowanych księgowych posiadają ukończone po dwa fakultety (rekordzistka – 3, w tym MBA), głównie na tak renomowanych uczelniach jak : warszawska Szkoła Główna Handlowa, czy krakowska Akademia Górniczo-Hutnicza. Także trzy osoby z tego grona związane są z naszym biurem od momentu jego powstania (w 1996 roku), a kolejna od początku swojej kariery zawodowej.

Ekonomię studiuje także czworo asystentów, przy czym 2 osoby, po ukończeniu studiów będą się w przyszłym roku ubiegać o samodzielne licencje.