Wiarygodność płatnicza kontrahenta jest najważniejszym czynnikiem świadczącym o reputacji potencjalnego klienta. Obserwując rynek, okazuje się natomiast, że wprowadzenie mechanizmu odroczonej płatności jest podstawowym instrumentem rozwijającym sprzedaż – zarówno produktów, jak i usług.

UStąd też umiejętność oceny potencjalnego klienta może stać się początkiem sukcesu, a jej brak – doprowadzić do trudności finansowej w wyniku zbyt dużej liczby opóźnionej windykacji należności. Zgodnie z przeprowadzonymi badaniami co czwarta z przeterminowanych faktur u małych i średnich przedsiębiorców jest niemożliwa do odzyskania . W takiej sytuacji zasadne staje się opracowanie algorytmu oceny kontrahenta, który pozwoli na eliminowanie przytoczonych problemów.
Aby móc poddać ocenie kontrahenta, niezbędne staje się pozyskanie odpowiednich danych. Zakres pozyskanych danych należałoby zróżnicować ze względu na znajomość klienta, tzn. „znany kontrahent” lub „nowy kontrahent”. Okazuje się, że nie jest to proces prosty i łatwy do przeprowadzenia, gdyż zakres możliwości pozyskania danych uwarunkowany jest kilkoma czynnikami:

• formą prawną prowadzonej działalności (np. dostępność poszczególnych sprawozdań finansowych),
• aspektem prawnym pozyskiwanych i przechowywanych dokumentów (np. ustawa o ochronie danych osobowych),
• aspektem organizacyjnym (np. trudność w dostępie do danych z sądu – położenie geograficzne).

Na schemacie 1 została przedstawiona propozycja procedury udzielania kredytu handlowego, na którą składa się pięć etapów. Każdy z nich dotyczy innego elementu całego procesu. Zaznaczyć należy, że w zależności od rozpoznawanych przypadków w procesie przyznawania kredytu kupieckiego nie wszystkie etapy muszą wystąpić.

Schemat 1. Procedura przyznawania kredytu handlowego


W pierwszym etapie następuje wstępna weryfikacja kontrahenta. Etap ten jest skierowany do nowych klientów i polega na weryfikacji podstawowych dokumentów oraz sprawozdań finansowych, które posłużą jako baza wyjściowa do dalszej analizy. Obejmuje ona zarówno istniejącego, jak i nowego klienta. Rozróżnieniem między kontrahentami będzie natomiast zakres pozyskanych dokumentów.
Etap ten składa się z dwóch elementów. Pierwszy z nich polega na zebraniu odpowiedniego zestawu dokumentów, takich jak: nazwa odbiorcy, adres odbiorcy, forma prawna, przedmiot działalności, osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu gospodarczego, NIP, REGON, wszelkiego rodzaju zezwolenia – koncesje; aktualne zaświadczenie o niezaleganiu zobowiązań wobec Skarbu Państwa, tj. wobec ZUS-u i Urzędu Skarbowego; kopia ostatniego sprawozdania (CIT-5 – osoba fizyczna, CIT-2 – osoba prawna), F 01 za ostatni kwartał, rachunek zysków i strat oraz bilans na koniec roku obrachunkowego; deklaracja o stanie majątkowym – wykazanie składników majątkowych firmy; pozytywna opinia o dyscyplinie płatniczej – rekomendacja dostawcy wyrobów z branży.

Drugi element polega natomiast na przeprowadzeniu i uzyskaniu zadowalającej oceny poprzez zewnętrzną instytucję, taką jak wywiadownia gospodarcza, BIK, BIG lub wyciąg z rejestru dłużnika.