Należy zaznaczyć, że kwestia niejasności związanych z podróżami służbowymi kierowców transportu międzynarodowego wynikająca z ww. wyroku Sądu Najwyższego została w 2010 roku rozstrzygnięta poprzez zmianę przepisów ustawy o czasie pracy kierowców. Zdefiniowano w niej wprost podróż służbową kierowcy jako każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy, przewozu drogowego poza siedzibę Pracodawcy.

Jakie konsekwencje prawne niesie za sobą podróż służbowa?

Prawidłowe ustalenie czy w przypadku wyjazdu pracownika mamy do czynienia z podróżą służbową czy też nie ma kluczowe znaczenie dla stron umowy o pracę i wpływa na wysokość łożonych świadczeń przez Pracodawcę na rzecz Pracownika. Wiąże się to również z ewentualnością zapłaty podatku i składek ZUS od tych świadczeń.

Przepisy dotyczące rodzajów świadczeń przysługujących pracownikowi oraz zasady ich wypłaty odnoszą się do pracowników sfery budżetowej. Regulują je szczegółowo dwa Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Jedno z nich dotyczy świadczeń w podróżach krajowych, drugie w podróżach zagranicznych. Przedsiębiorstwa nie należące do sfery budżetowej mogą stosować powyższe rozporządzenia wprost lub mogą określić odmienne zasady zwrotu wydatków w swoim przedsiębiorstwie z jednym jednakże wyjątkiem – diety muszą być wypłacone pracownikom w wysokości nie mniejszej niż w wysokości określonej w ww. Rozporządzeniach. Zasady zwrotu wydatków pracownikom powinien określać regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy. W przypadku braku tych dokumentów – rodzaje wydatków i sposób ich zwrotu pracownikom powinna określać umowa o pracę i wystarczy w takim wypadku zapis w umowie o pracę odnoszący się wprost do ww. Rozporządzeń.

Należy zwrócić uwagę, że katalog wydatków, które można zwrócić pracownikowi z tytułu podróży służbowej nie jest zamknięty. Oprócz diet, kosztów dojazdów, noclegów, komunikacji miejscowej mogą to być inne uzasadnione wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Więc decyzji o tym, które wydatki można ponieść w czasie podróży nie decyduje Pracownik, lecz Pracodawca. Określa on także środek transportu, którym pracownik będzie przemieszczać się w podróży. Chociaż Ustawodawca nie narzucił żadnych formularzy, które należy stosować w celu wysłania pracownika w podróż służbową oraz w celu jej rozliczenia, praktyka gospodarcza wykształciła wzory dokumentów, które są najczęściej stosowane. Oczywiście każda firma może wypracować swoje własne wzory. Poza pracownikami koszty związane z podróżami służbowymi mogą być rozliczane także przez zleceniobiorców, członków zarządu i rad nadzorczych lub innych organów, a także przedsiębiorców.

W drugiej części poradnika poruszymy kwestie związane z ZUS oraz opodatkowaniem świadczeń otrzymywanych z tytułu podróży po stronie Pracownika oraz możliwości zakwalifikowania ich do kosztów uzyskania przychodu po stronie firmy.

Jacek Łangowski – jest dyrektorem generalnym w spółce donewell sp. z o.o. – dobrze zrobiona księgowość