Z pojęciem podróży służbowej spotykamy się na co dzień. Chociaż wydaje nam się, że jej rozliczanie jest proste i nie powinno przysparzać żadnych trudności – to w rzeczywistości może tak nie być.


Od kiedy można mówić o podróży służbowej?

Pierwszym elementem, który będziemy musieli ustalić to kiedy i czy w ogóle będziemy mieli do czynienia z podróżą służbową. Pojęcie podróży służbowej nie jest wprost zdefiniowane w przepisach polskiego prawa. Art. 775 kodeksu pracy określa w §1, że Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08) postawiła jednakże wiele znaków zapytania co do omawianej kwestii. Wśród przedsiębiorców firm branży transportowej stwierdzono, że świadczenie pracy przez kierowcę transportu międzynarodowego odbywającego podróże w ramach wykonywania umówionej pracy i na określonym w umowie obszarze jako miejsce świadczenia pracy nie jest podróżą służbową w rozumieniu ww. cytowanego Art. 775 kodeksu pracy.
W podobnym tonie wypowiedział się także Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 11 kwietnia 2001 roku (PKN 350/00, OSNP 2003/2/36). Zgodnie z powyższymi aktami podróż służbowa musi mieć charakter incydentalny, tymczasowy, a nie stały wynikający bezpośrednio z zadań realizowanych przez pracownika zgodnie z tym co zostało określone w umowie o pracę. Musi być wykonywana także poza miejscem pracy, przy czym miejsce pracy powinno być określone precyzyjnie w umowie o pracę.

Na temat miejsca pracy oraz określania go w umowie o pracę wypowiedział się między innymi Główny Inspektorat Pracy, który w piśmie z dnia 2 lutego 2009 r., GPP-417-4560-10/09/PE/RP, Rzeczp. DF.2009.31.3 stwierdził, że „…przy określeniu miejsca pracy jako obszaru danego województwa nie ma przesłanek, aby przyjmować, że pracownik wyjeżdżający w podróż służbową do miejscowości położonej w obrębie innego województwa pozostaje w podróży służbowej już od momentu wyjazdu z siedziby pracodawcy. Dla takiego pracownika podróż służbowa rozpoczyna się bowiem dopiero w momencie przekroczenia granicy województwa określonego jako jego stałe miejsce pracy”.

Odmienne stanowisko od powyższych wyroków zajął Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu (I SA/Po 661/09). Chociaż wyrok dotyczył skargi podatnika na indywidualną interpretację podatkową, Sąd odniósł się także do definicji podróży służbowych, gdzie stwierdził, „…że organy podatkowe naruszyły art. 23 ust. 1 pkt. 52 w zw. z art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f., dokonując ich błędnej wykładni, uznając, że jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności (...) nie wchodzi w zakres podróży służbowych.”. Dlatego wydaje się, że kluczowe znaczenie dla określenia faktu czy dany pracownik odbywa podróż służbową będą miały szczegółowe postanowienia umowy o pracę w zakresie miejsca jej wykonywania, charakter wykonywanej pracy i wynikająca z zadań i charakteru pracy – częstotliwość wyjazdów służbowych.