Zapytanie ofertowe jest formą nawiązania kontaktu pomiędzy importerem i eksporterem. Kierowane jest przez importera do potencjalnego eksportera w celu uzyskania od niego oferty eksportowej.

Najczęściej spotykaną formą zapytania ofertowego (ang. inquiry) jest forma pisemna, tzw. list handlowy. Może ono zawierać takie elementy jak:

· Adres i krótką charakterystykę przedsiębiorstwa importera.
· Nazwę i charakterystykę towaru.
· Ilość, wagę i inne parametry charakteryzujące towar, którego kupnem zainteresowany jest wysyłający zapytanie.
· Prośbę o podanie ceny.
· Prośbę przesłanie katalogu, próbki towaru itd.
· Zachęcenie do złożenia oferty.

W zapytaniu ofertowym powinno unikać się wskazania konkretnego terminu, w którym towar miałby być dostarczony, gdyż mogłoby to wpłynąć niekorzystnie na pozycję negocjacyjną importera.

W przypadku, gdy eksporter, po uprzednim otrzymaniu zapytania ofertowego, zainteresowany jest współpracą, wysyła importerowi ofertę.