Konieczność zorganizowania transportu, ubezpieczenia, a także wymogi, którym musi sprostać towar, aby został dopuszczony na rynek zagraniczny sprawia, iż partnerzy handlowi muszą zadbać o szereg dokumentów handlowych, które umożliwią zrealizowanie transakcji.

Podstawową zasadą w handlu zagranicznym jest to, iż płatności dokonuje się w zamian za dokumenty złożone do inkasa lub akredytywy (CAD - cash against documents).

Najważniejsze dokumenty handlowe to:

· Faktura – potwierdza wystawienie towaru przez eksportera do dyspozycji importera
· Dokumenty przewozowe – potwierdzają przekazanie towaru do dyspozycji przewoźnika
· Dokumenty ubezpieczeniowe – ich posiadacz otrzymuje odszkodowanie w przypadku, gdy towar będący przedmiotem kontraktu ulegnie uszkodzeniu lub nie dotrze do miejsca przeznaczenia.
W zależności od wyboru konkretnej formuły Incoterms, czyli warunków na jakich odbędzie się wymiana handlowa, eksporter musi dostarczyć importerowi poszczególne dokumenty. W przypadku, gdy strony kontraktu wybierają formułę EXW, eksporter przekazuje jedynie fakturę. Gdy partnerzy handlowi wybiorą formułę CFR lub CPT, eksporter musi dostarczyć fakturę oraz dokumenty przewozowe. Natomiast w przypadku formuł CIF i CIP, eksporter przekazuje importerowi wszystkie rodzaje powyższych dokumentów.