Oferta to propozycja sprzedaży towaru wraz z dokładnym określeniem warunków na jakich ta sprzedaż miałaby się odbyć. Zapytanie ofertowe ma z zasady charakter wiążący. Jeśli ma mieć charakter niewiążący, należy to wyraźnie zaznaczyć.

Wyróżnia się oferty wywołane i niewywołane. Oferty wywołane składane są przez importera zainteresowanego nabyciem określonego towaru, po uprzednim otrzymaniu zapytania wysłanego przez potencjalnego eksportera. Oferty niewywołane wysyłane są przez eksportera w celu zainteresowania oferowanymi towarami i otrzymania zamówienia od ewentualnych importerów. Oferty niewywołane mają z reguły charakter ogólny. Natomiast oferty wywołane cechuje duży stopień szczegółowości w zakresie warunków sprzedaży danego towaru.
Chociaż oferta może przybierać różne formy, w handlu zagranicznym stosuje się z reguły formę pisemną (list handlowy). Powinna ona zawierać takie elementy, jak:

· Dane firmy wysyłającej: nazwę, adres, numer ewidencyjne itd. Są one umieszczane w prawym górnym rogu
· Nazwa firmy, która otrzymuje ofertę umieszczone poniżej
· Okres, w którym oferta będzie ważna
· Warunki na jakich miałaby odbyć się transakcja, np. formuły Incoterms 2000
· Warunki zapłaty, tj. forma, waluta i termin transakcji
· Opis towaru, m.in. nazwa towaru (wraz ze sprecyzowaniem gatunku, specyfikację techniczną, jakość czy stan w jakim towar ma trafić do odbiorcy), ilość towaru, ciężar brutto i netto (w celu określenia tych danych, do oferty można dołączyć próbki towaru).
· Ogólne warunki sprzedaży umieszczone na odwrocie lub w załączniku
· Do oferty można dołączyć fakturę pro forma. Faktura pro forma, na której znajduje się dodatkowo termin ważności może być traktowana jak oferta.

Zmiana warunków oferty oznacza jej unieważnienie. Gdy strona otrzymująca ofertę nie akceptuje jej zasadniczych warunków, rozpoczyna się proces negocjacyjny. Adresat oferty może też odpowiedzieć na nią kontrofertą (ang. counter offer). Kontroferta jest formą zamówienia i, podobnie jak oferta, ma charakter wiążący. W momencie, gdy strona otrzymująca kontrofertę zaakceptuje ją, umowa zostaje zawarta na warunkach kontroferty.
 
Zamówienie (ang. order) może być złożone w formie listu handlowego. Powinno ono zawierać takie elementy jak:
· Słowo „zamówienie” oraz jego numer
· Nazwę importera oraz jego dane teleadresowe
· Nazwę eksportera
· Datę i miejsce wystawienia
· Nazwę towaru
· Ilość
· Cenę jednostkową i ogólną
· Sposób zapłaty
· Termin i miejsce zapłaty
· Warunki transportu
· Podpisy osób upoważnionych do zaciągania zobowiązań finansowych

Zamówienie musi zostać potwierdzone w formie pisemnej (ang. order confirmation). Akceptacja zamówienia powinna zawierać te same elementy co zamówienie.