Sprzedaż akcji nowemu inwestorowi to ważne wydarzenie w spółce. Kodeks spółek handlowych wymaga dla takiej decyzji Uchwały Walnego Zgromadzenia.

Uchwałę w sprawie sprzedaży akcji podejmuje Walne Zgromadzenie. Zwołuje je zarząd, który wcześniej przygotowuje projekty uchwał zgodnie z wytycznymi rady nadzorczej. Przedmiotem transakcji mogą być istniejące lub wyemitowane akcje (udziały) lub jedne i drugie jednocześnie. Uchwała Walnego Zgromadzenia winna zawierać upoważnienie dla zarządu do przeprowadzenia transakcji sprzedaży.

Po dokonaniu rejestracji uchwały w sądzie rejestrowym spółka może podjąć działania robocze. W tym celu winien być wyznaczony profesjonalny zespół pracowników, którzy będzie przygotowywać dokumentację i jednocześnie współpracować z przedstawicielami funduszu.
Strony sporządzają i podpisują dokument określający zasady współpracy i szczegółowe warunki transakcji – Term Sheet. Od tego momentu można podjąć przygotowania do transakcji.

W pracach będzie uczestniczyć również firma doradztwa finansowego, kancelaria prawna, rzeczoznawcy, biegli rewidenci, audytorzy. W tym celu należy sporządzić pełnomocnictwa dla wyznaczonych przedstawicieli spółki do kontaktów z tymi podmiotami oraz funduszem. Przed rozpoczęciem współpracy należy podpisać z każdym z tych podmiotów klauzulę poufności.
W pierwszej kolejności należy przygotować dokumentację spółki. Jeżeli od ostatniego raportu zawierającego opinię z badania biegłego rewidenta upłynęło sporo czasu, wówczas niezbędne może okazać się sporządzenie śródrocznego sprawozdania finansowego. Fundusz może żądać aby takie sprawozdanie zostało zbadane lub przejrzane przez biegłego rewidenta.
Dział prawny winien przygotować aktualną dokumentację spółki. Niektóre dokumenty, jak wypisy z rejestrów sądowych są ważne trzy miesiące, stąd mogą być nie aktualne.

Fundusz może teraz analizę i ocenę wszystkich obszarów funkcjonowania spółki (due diligence) w celu określenia faktycznej wartości spółki oraz ryzyka inwestycyjnego.

Zarząd spółki po zapoznaniu się z tym dokumentem i zasięgnięciu opinii rady nadzorczej ustala strategię negocjacji z funduszem. W ustalonym terminie strony spotykają się aby negocjować cenę transakcyjną i warunki umowy. W praktyce takich spotkań może być wiele a ich uwieńczeniem jest podpisywanie umowy sprzedaży akcji funduszowi. Oprócz warunków cenowych winna ona zawierać inne istotne postanowienia, w szczególności w zakresie roli funduszu, podjętych przez niego zobowiązań finansowych lub inwestycyjnych, ilości członków zarządu i rady nadzorczej, stanu zatrudnienia, ilości przedstawicieli funduszu w organach spółki, ewentualnej restrukturyzacji, strategii rozwoju, zmiany statutu spółki.

Umowa sprzedaży akcji lub udziałów winna być sporządzona w formie aktu notarialnego.

Jeżeli fundusz obejmuje akcje imienne, wówczas należy wpisać go do księgi akcyjnej. W przypadku udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest to rejestr udziałowców. Po objęciu akcji lub udziałów przez fundusz spółka składa wniosek o wpis do sądu rejestrowego i Monitora Sądowego i Gospodarczego, dostarczając umowę sprzedaży akcji.
Po tych czynnościach fundusz jest prawowitym akcjonariuszem (udziałowcem) spółki.