Podpisując umowę o dofinansowanie powinniśmy być świadomi, iż nie tylko otrzymanie dotacji, ale również możliwość dalszego jej wykorzystania uzależniona jest od spełnienia wielu warunków.

Przedsiębiorca nie może dokonywać w projekcie dowolnych zmian. Podstawowym kryterium jest realizacja inwestycji zgodnie z założeniami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie. Niejednokrotnie zdarza się jednak, iż przedsiębiorcy nie zdając sobie sprawy z istotności tego faktu, modyfikują kryteria realizacji projektu. Poniżej analizujemy konsekwencje najczęściej stosowanych zmian.

Zmiana harmonogramu projektu

Podpisując umowę o dofinansowanie projektu, np. w ramach działania 2.3. SPO WKP przedsiębiorca zobowiązał się do realizacji inwestycji zgodnie z założeniami przedstawionymi we wniosku, załącznikach oraz mając na uwadze warunki umowy o dofinansowanie zawartej z Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości (dalej PARP). W przypadku planowania zmian harmonogramu realizacji inwestycji niezbędne jest uprzednie zgłoszenie tego faktu, wraz z uzasadnieniem, do regionalnej instytucji finansującej. Udzielona przez PARP zgoda na przesunięcie terminów, wyrażona w aneksie zmieniającym postanowienia pierwotnej umowy o dofinansowane, daje przedsiębiorcy zielone światło do przeprowadzenia przedmiotowych modyfikacji.

Odmienna sytuacja będzie miała miejsce, gdy przedsiębiorca dążyłby do zmian w harmonogramie realizacji projektu jeszcze na etapie procedury jego oceny (przypadek taki nie jest wykluczony u tych przedsiębiorców, którzy zdecydowali się wnioskować o dotację w ramach ostatniej dodatkowej rundy do poddziałania 2.2.1. SPO WKP, a realizacja projektu rozpoczęta została po złożeniu wniosku). Należy wówczas pamiętać, iż dokonanie znaczących zmian harmonogramu nie jest na tym etapie możliwe. W okresie od zgłoszenia wniosku do momentu zawarcia umowy o dofinansowanie brak jest bowiem podstawy prawnej umożliwiającej modyfikacje projektu przedstawionego do oceny. Jeżeli natomiast okazałoby się, że w międzyczasie przedsiębiorca wprowadził jednak znaczące zmiany w harmonogramie - lub innych obszarach projektu - może okazać się, że umowa o dofinansowanie nie dojdzie do skutku, mimo rekomendacji projektu do otrzymania wsparcia.

Zmiana zakresu rzeczowego inwestycji

Przesunięcia terminów w ramach harmonogramu realizacji są jedną z najczęściej dokonywanych przez beneficjentów zmian projektu, ale nie jedyną. Modyfikacji może bowiem podlegać każdy obszar dofinansowywanego projektu. Z uwagi na potencjalnie szeroki zakres takich zmian, poniżej pokazujemy wybrane zdarzenie z codziennej praktyki obrotu gospodarczego, które może mieć wpływ na dalsze losy finansowania inwestycji ze środków publicznych. Załóżmy, iż w ramach dotowanego projektu przedsiębiorca planował zakupić maszynę X, która charakteryzowała się takimi cechami jak wysoka innowacyjność, energooszczędność i niska materiałochłonność. W trakcie realizacji inwestycji okazało się, że na rynku pojawiła się maszyna Y o parametrach lepszych od maszyny X. Cena maszyny Y jest jednak wyższa od wpisanej we wniosku ceny maszyny X.

Czy przedsiębiorca może nabyć maszynę Y bez ryzyka utraty dotacji? Aby odpowiedzieć na tak postawione pytanie niezbędne jest dokonanie analizy potencjalnego wpływu zamiany maszyny X na maszynę Y w tych obszarach projektu, które były oceniane przy wnioskowaniu o wsparcie. Przykładowo, we wniosku twierdziliśmy, że dzięki zakupowi maszyny inwestycja przyczyni się do ochrony środowiska naturalnego poprzez zmniejszenie zużycia energii i na poparcie tej tezy podaliśmy odpowiednie wskaźniki mierzalne obrazujące ten efekt. Jeżeli zatem maszyna Y pozwoli nam na osiągnięcie założonych wskaźników rezultatu w takim samym czasie i na takim samym poziomie jak planowaliśmy, wybór tej właśnie maszyny nie będzie prowadzić do zmiany celu projektu. W konsekwencji nie wystąpi ryzyko utraty pozyskanej dotacji.

Należy jednakże podkreślić, iż wszelkie projektowane zmiany wraz z opisem zdarzenia i ich uzasadnieniem, należy z wyprzedzeniem zgłaszać do regionalnej instytucji finansującej celem uzyskania zgody na ich realizację. Zakup innej niż planowana maszyny może być dokonany przez beneficjenta pomocy jedynie po zatwierdzeniu przez PARP zmiany w umowie o finansowaniu. Zmiana ma charakter aneksu do tej umowy. Należy też dodać, iż w przypadku zakupu droższej maszyny Y, zgodnie z podanym przez nas przykładem, zwrot kosztów inwestycji zostanie dokonany na poziomie, o który wnioskowaliśmy na zakup maszyny X. Oznacza to, iż nadwyżkę ceny zapłacimy ze środków własnych, gdyż podwyższenie poziomu dotacji nie jest w takiej sytuacji możliwe.

Zmiana formy prawnej przedsiębiorstwa

Szczególnie często spotykaną zmianą formy prawnej przedsiębiorstwa -beneficjenta pomocy jest przekształcenie spółki na podstawie przepisów Kodeksu spółek handlowych (np. spółki jawnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością lub odwrotnie). Czy działania takie mogą mieć wpływ na uzyskaną przez spółkę, przed przekształceniem, dotację na inwestycję? Zgodnie z pismem z dnia 12 grudnia 2006 r. (II/1.7/MoB/06) stanowiącym odpowiedź na zapytanie beneficjenta w przedmiotowej sprawie, PARP stwierdził co następuje: „Przekształcenie spółki prawa handlowego w inną spółkę prawa handlowego lub spółki cywilnej w spółkę prawa handlowego powoduje jednie zmianę formy prawnej wykonywanej dotychczas działalności gospodarczej. W obrocie gospodarczym w dalszym ciągu funkcjonuje ten sam przedsiębiorca, ale w innej formie prawnej. Przekształcenie takie w żaden sposób nie wpływa na projekt jak i sytuację wnioskodawcy ubiegającego się o wsparcie”.

Należy jednak pamiętać, iż z uwagi na złożoność procesów przekształceniowych, w praktyce każdy przypadek zmiany formy prowadzenia działalności będzie w sposób indywidualny rozpatrywany przez PARP w oparciu o komplet dokumentów zawierających szczegóły przekształcenia. Ponadto zmiana formy prawnej powinna, podobnie jak w przypadkach opisanych powyżej, znaleźć odzwierciedlenie w zmienionej umowie o dofinansowanie.