Planujesz ubiegać się o pozyskanie dofinansowania z Unii Europejskiej na realizację projektu? Pamiętaj, że gwarancją sukcesu jest nie tylko dobry pomysł, ale przede wszystkim zapoznanie się z unijnymi procedurami, co pozwala unikać formalnych błędów dyskwalifikujących złożony wniosek.

Termin rozpoczęcia realizacji projektu oraz jego zakończenia zawsze musi zostać określony we wniosku oraz w umowie o dofinansowanie. Wskazany termin rozpoczęcia musi być zgodny z dokumentacją konkursową danego działania, w ramach którego ubiegamy się o dofinansowanie. Najczęściej jest tak, że realizacja projektu może rozpocząć się już jeden dzień po złożeniu wniosku o dofinansowanie. Rozpoczęcie projektu w takim czasie niesie za sobą ryzyko – przecież wtedy jeszcze nie wiadomo, czy na realizację inwestycji pozyskamy środki unijne. Może się okazać, że rozpoczęty już projekt przyjdzie nam do końca realizować z własnych środków, bez wsparcia unijnego.
Dlatego właśnie odpowiednie określenie terminu rozpoczęcia realizacji projektu, z uwzględnieniem czasu przewidzianego na wszystkie etapy oceny wniosku: formalną i merytoryczną oraz czasu potrzebnego na przygotowanie załączników do umowy i jej podpisanie, może okazać się kluczem do sukcesu w rozliczaniu. Ale uwaga: nawet jeśli decydujemy się na rozpoczęcie projektu przed podpisaniem umowy, warto od samego początku przestrzegać zasad związanych z przygotowaniem dokumentacji potwierdzającej realizację projektu. Należy więc przechowywać wszystkie umowy z kontrahentami, a przede wszystkim: faktury VAT i rachunki oraz ich potwierdzenia zapłaty, także faktury pro forma, formularze zamówień, słowem wszystko, co pomoże nam udowodnić prawidłowość zrealizowanego etapu projektu.

Jest jeszcze jedna ważna kwestia związana z terminem rozpoczęcia realizacji projektu: otóż dopiero od tego czasu Beneficjent może zawierać wszelkie umowy związane z projektem i ponosić wydatki. Wszystkie wydatki, na które opiewają umowy podpisane przed datą rozpoczęcia realizacji projektu (nawet jeśli nie poniesiono jeszcze żadnych kosztów związanych z realizacją tych umów), a tym bardziej wszystkie koszty poniesione przed rozpoczęciem realizacji projektu, są uznawane za niekwalifikowane, czyli nie przysługuje na nie dotacja unijna. Aby uniknąć uznania takich kosztów za niekwalifikowane, możliwe jest złożenie wniosku o aneks do umowy o dofinansowanie. Takie rozwiązanie ma jednak dwie zasadnicze wady. Po pierwsze, aneks rozpatrywany jest przez kilka miesięcy, a w tym czasie wstrzymane są wszelkie płatności związane z dotacją. Po drugie: wniosek o aneks może zostać negatywnie rozpatrzony.

Terminem równie ważnym jak rozpoczęcie realizacji projektu, jest jego zakończenie. Często konieczne jest podanie dwóch terminów zakończenia realizacji projektu: rzeczowego i finansowego. Czym się one różnią? Termin rzeczowego zakończenia realizacji projektu to czas, w którym zakończone zostaną wszystkie działania: inwestycje, zakupy i inne związane z projektem. Po tym czasie Beneficjentowi nie wolno już podejmować żadnych działań bezpośrednio związanych z rzeczową realizacją projektu. Finansowe zakończenie realizacji projektu to termin, do którego można ponosić wydatki z nim związane. Przykładowo: w ostatni dzień rzeczowej realizacji projektu kupujemy maszynę, dostajemy fakturę VAT z 14 dniowym terminem płatności. Nie musimy za tą fakturę płacić jeszcze w tym samym dniu, możemy jej płatność przedłużyć do dnia zakończenia finansowej realizacji projektu. Podsumowując, termin finansowej realizacji projektu to czas do którego musimy zapłacić wszystkim naszym kontrahentom za dostarczone w ramach jego realizacji towary czy usługi. Najczęściej od rzeczowego zakończenia realizacji projektu do finansowego jego zakończenia mija 30 dni.