W biznes planie najlepiej gromadzi się cały zakres działań, które zamierza się podjąć, co oznacza, że dogłębnie - nie powierzchownie - analizuje się trudności, jakie przewiduje się napotkać.

 

Katarzyna Wróbel jest absolwentką Wydziału Dziennikarstwa i Nauk Politycznych Uniwersytetu Warszawskiego. Od 1997 roku zgłębia tajniki Public Relations. Dyrektor Genaralny Agencji Public Relations Adrenalina.

Czy biznes plan jest ważny w prowadzeniu działalności gospodarczej?

W dziewięćdziesięciu ośmiu przypadkach na sto, tak. Dzięki biznes planowi można podejść analitycznie do własnego pomysłu, a także spojrzeć na niego z niezbędnego dystansu. Nie każdy potrafi to sam z siebie. Sporządzając biznes plan możemy małym kosztem zdobyć większą wiedzę na temat mocnych i słabych stron planowanego albo już prowadzonego przedsięwzięcia.

Czasami będzie to wiedza ratująca skórę, pozwalająca uniknąć błędów lub przeoczenia obciążających budżet wydatków, które trzeba będzie ponieść. A jeżeli nawet biznes plan nie stanie się nigdy naszym "kołem ratunkowym", to przynajmniej pomoże bardziej realistycznie ocenić zaplanowane cele oraz czas niezbędny do ich osiągnięcia.

Czy dobry biznes plan może zwiększyć szanse na sukces firmy?

Oczywiście. Choćby dlatego, że sporządzenie biznesu planu oznacza uporządkowanie i ugruntowanie wiedzy raz, a dobrze. W biznes planie najlepiej gromadzi się cały zakres działań, które zamierza się podjąć, co oznacza, że dogłębnie - nie powierzchownie - analizuje się trudności, jakie przewiduje się napotkać.

Pisząc biznes plan robimy to z pełnym zaangażowaniem, dlatego będzie on najprawdopodobniej najbardziej starannym i najlepszym zbiorem wszystkich tych aspektów prowadzenia przyszłej firmy, które powinniśmy uwzględnić. I to jest bardzo dobra droga.

Nie warto polegać na swoim umyśle i prywatnych notatkach. Coś, co jest "tylko dla nas", bardzo często opiera się na skrótach myślowych, a potem okazuje się, że nie potrafimy ich odtworzyć.


Dlaczego więc nie powiedzieć, że biznes plan potrzebny jest każdej firmie?

Dlatego, że niektórzy dadzą sobie radę bez niego. Dotyczy to zwłaszcza zawodów i branż, w których przedsiębiorca ma już duże doświadczenie. Jeżeli fryzjer przez piętnaście lat pracował w zawodzie, zapoznał się doskonale z realiami branży, jeżeli ma swoje kontakty handlowe i niezbędną wiedzę biznesową - myślę, że da sobie radę przy otwarciu własnego salonu bez szczegółowego biznes planu.

Podobnie jak restaurator z 20-letnim stażem, otwierający swój nowy, dajmy na to, siódmy lokal . Tyle, że on akurat zrobiłby pewnie biznes plan z przyzwyczajenia. Ale podkreślmy, biznes plany warto pisać nawet wtedy, kiedy wydaje nam się, że nie trzeba. To jest stosunkowo niewielki wysiłek, który się opłaca.

Zdarzają się przedsiębiorcy, którzy po sporządzeniu biznes planu rezygnują z rozwijania projektu. Może biznes plan czasami zniechęca, podcina skrzydła?

Biznes plan faktycznie pozwala dostrzec wady planowanego przedsięwzięcia, a czasami są to wady w ogóle wcześniej nie zauważane. Zdarza się też, że nagle widząc je faktycznie rezygnujemy, mimo poniesionych już nakładów finansowych i psychicznych.

Bo nieprzewidziane zdarzenia będą tak kosztowne, że nas nie stać. Bo baza klientów nie będzie dostatecznie szeroka, by firma się utrzymała. Bo ryzyko jest zbyt duże. Niestety, w biznesie mało jest miejsca na łut szczęścia, a my lubimy się łudzić. Nikt z nas nie decyduje się jeździć ustawicznie psującym się samochodem tylko dlatego, że ten samochód ładnie wygląda.

Będzie to prowadzić do ustawicznych komplikacji, a może i do tragedii. Na tej samej zasadzie, co w przykładzie ze szwankującym autem, nie możemy prowadzić atrakcyjnych dla nas, ale absolutnie nierentownych inicjatyw gospodarczych - prędzej czy później dopadną nas kłopoty.

Pierwsza fala boomu internetowego w latach 1998-2000 była oparta właśnie na "chciejstwie" i myśleniu życzeniowym. Skończyło się na spektakularnych upadkach. Dobry, pisany szczerze wobec siebie samego biznes plan pozwala uniknąć takich przykrości.

Jakie rady można dać człowiekowi, który pierwszy raz pisze biznes plan?

Po pierwsze i najważniejsze - biznes plan trzeba pisać z przekonaniem. Jeżeli ma to być dokument pro forma, tworzony na pół gwizdka, to szkoda czasu.

Trzeba się zaangażować. Po drugie - trzeba w nim przeanalizować nie tylko zalety i wady, ale także zagrożenia, jakie stoją przed planowaną działalnością gospodarczą. Pomaga tu rozeznanie się w sytuacji konkurencji, zarówno istniejącej, jak i tej, która już nie funkcjonuje. Tak nauczymy się realiów branży i prawdopodobnie unikniemy kilku poważnych błędów. Po trzecie - podpatrzmy, jak inni piszą biznes plany.

Po czwarte - do przygotowywania własnego zaprośmy osobę trzecią. Najlepiej dobrego znajomego, który ma doświadczenie w biznesie, albo jakiegoś innego doradcę, który zna się na rynku, w którym będziemy działać - chociaż ta ostatnia opcja może oczywiście oznaczać wydatki.

Idea stojąca za konsultacjami jest taka, by zyskać ogląd osoby z zewnątrz, która z jednej strony może zadać wiele trudnych pytań, ale z drugiej otworzyć nam oczy na potencjał, którego nie dostrzegaliśmy. Ważne, by był to ktoś kompetentny.

Ale czy analiza zagrożeń i szans przedsięwzięcia to już pole zainteresowania public relations?

Tak, oczywiście. Public relations zwykło się kojarzyć z kontaktami z prasą, a to bardzo wąskie spojrzenie na tę usługę. Wiele firm traktuje PR jako usługę niedostępną i niepotrzebną, komentując, że "my się i tak nie przebijemy do mediów". Ale media to tylko jeden z wielu frontów działalności branży, ważny, ale nie jedyny.

Przede wszystkim public relations to często "służba prewencyjna", która pomaga przewidywać problemy i zapobiegać im, a tego oczekują zwłaszcza startujące projekty! Nie ma nic gorszego niż przeoczone, albo nieprzewidywalne wcześniej komplikacje, które wystąpią na wczesnym etapie rozwoju firmy.

Agencje PR często doradzają w zakresie bieżących i przyszłych trendów w danej branży, przygotowują procedury postępowania dla bieżących i przyszłych zdarzeń. Dlatego firma public relations, jeżeli ma wiedzę z danego sektora, może być pomocna przy konstruowaniu biznes planu oraz przy jego wdrażaniu.

Czy PR jest przeznaczony dla niewielkich, startujących firm?

Wszystko zależy od uwarunkowań, nie ma tutaj jednej, właściwej odpowiedzi. Przede wszystkim trzeba pamiętać - i tu się powtórzę - że public relations to nie tylko kontakty z dziennikarzami.

Nie każda firma potrzebuje wynajmować podmiot zewnętrzny do kontaktów z prasą, choćby dlatego, że nie każda firma w ogóle znajdzie się na orbicie zainteresowań prasy. Z drugiej strony, ta sama nieduża firma może potrzebować wsparcia w zakresie relacji z lokalną społecznością, w sąsiedztwie której działa. Może potrzebować wsparcia w zakresie kontaktów z decydentami albo na rzecz poprawy stosunków wewnątrzfirmowych.

Tu wszędzie także sprawdza się public relations. Podobnie będzie w przypadku przedsiębiorcy, która oczekuje doradztwa przed inwestycją w nowe przedsięwzięcie.

Jakie może przynieść efekty? Co możemy zyskać?

Wsparcie PR może oznaczać na przykład szybszy, bardziej dynamiczny start firmy. Albo łatwiejsze, bardziej czytelne odróżnienie się od konkurencji. Wielu przedsiębiorców popełnia ten sam grzech - rozpoczynając nową działalność zbyt mało uwagi poświęcają na to, by ich najmłodsze "dziecko" odróżniało się od konkurencji.

Lubimy myśleć, że jeżeli będziemy bardzo ciężko i owocnie pracować, to sukcesy same przyjdą. Niestety, prawa marketingu są nieubłagane, a pozycją na rynku często rządzi nie wysiłek i serce włożone w prowadzoną firmę, ale pierwszeństwo zaistnienia.

Trzeba umieć się odróżnić od konkurencji - i w tym także może pomóc PR. Opracować tożsamość firmy tak, aby wyróżniała się spośród konkurencji i była interesująca dla grup docelowych. Dać się dostrzec.

Proszę dokończyć zdanie. Korzystanie z public relations już na starcie firmy...

... pomaga w wyklarowaniu oczekiwań i ułatwia adaptowanie się do zmiennych warunków. W ten sposób PR często jest w stanie wesprzeć dynamikę rozwoju firmy.

Gdzie dostrzega Pani obecnie największy potencjał dla public relations?

W szeroko pojętej branży internetowej. W polskojęzycznej Sieci istnieje mnóstwo sklepów, często zakładanych bez dokładnej analizy rynku i bez dobrego pomysłu na dotarcie do klienta.

Niektórzy e-przedsiębiorcy ulegają jednak złudzeniu, że świat Sieci jest diametralnie różny od tzw. reala i wydaje im się, że na własną rękę są w stanie zrobić wszystko. To błąd, a public relations mogłoby pomóc wielu z nich odróżnić się od konkurencji i efektywnie zbudować bazę wiernych odbiorców. To, co działa w realu, bardzo często działa w internecie. Często jeszcze skuteczniej.