Wiele osób ma świetne pomysły na nowy produkt/usługę i często mają nawet zarys planu działania. Nie mają jednak solidnego biznesplanu. Gdy pojawia się okazja na pozyskanie kapitału z różnego rodzaju funduszy lub od prywatnego inwestora, często marnują swoją szansę właśnie przez źle sporządzony biznesplan.

Biznesplan to instrument do planowania strategicznego i kontroli, wykorzystywany zarówno dla potrzeb wewnętrznych firmy, jak i dla organizacji zewnętrznych. Biznesplan przedstawia się m.in. inwestorom i bankom, gdy przedsiębiorcy starają się pozyskać źródła finansowania przedsięwzięć. Można powiedzieć w skrócie, że biznesplan to taki dokument, w którym szczegółowo opracowane są cele oraz zadania, a wszelkie działania ujęte są w harmonogramie średniookresowym. Opracowanie to zawiera również analizę otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego.

Dlaczego biznesplan jest taki potrzebny? Odpowiedz jest prosta. Jest to dokument potrzebny zarówno pracownikom, jak i organizacjom z zewnątrz. Każda firma, która chce osiągnąć sukces, powinna mieć dobrze określony plan działania i starać się go realizować bez pomijania żadnych elementów. Biznesplan może być właśnie takim narzędziem sprawnej realizacji zadań, wyznaczając ich kierunek i czas trwania. Mając taki instrument, jesteśmy w stanie kontrolować naszą sytuację, postępy oraz opóźnienia, a co za tym idzie uczyć i się wprowadzać korektę do działań.

Już z powyższego opisu wyłaniają się podstawowe funkcje biznesplanu. Większość pozycji literatury fachowej podaje trzy główne:

• funkcję planistyczną – pozwala uszczegółowić misję firmy i udoskonalić strategię,
• funkcję informacyjną – służy przede wszystkim dla inwestorów i kredytodawców. Ze względu na tę funkcję, biznesplan powinien być przygotowany w sposób rzetelny i kompleksowy.
• funkcję kontrolną – na podstawie biznesplanu i analizy sytuacji bieżącej możemy wykryć odstępstwa od planu, ocenić faktyczne wykonanie założonych zadań oraz wprowadzić poprawki do planu.

Również struktura biznesplanu jest jasno określona. Składa się na nią kilkanaście pozycji. Za stroną tytułową powinno się znaleźć streszczenie biznesplanu, które ma przedstawić zwięzłą charakterystykę przedsięwzięcia. Następnie należy opisać strukturę organizacji, którą będzie odpowiedzialna za projekt (w tym miejscu może znaleźć się krótka historia firmy, cele, konkurencyjność i inne). Kolejny etap to stworzenie charakterystyki kadry, która będzie miała wpływ na kształtowanie się przedsięwzięcia i zadecyduje o jego sukcesie na rynku. Powinien znaleźć tu się opis kadry kierowniczej i personelu firmy – umiejętności, wykształcenie, system motywacji i premiowania. Kolejna faza to sporządzenie planu marketingowego (należy tu pamiętać o analizie rynku, określeniu promocji, polityki cenowej i systemu dystrybucji). Ważnym elementem jest opisanie planowanego zatrudnienia (przede wszystkim szacunkowe określenie kosztów wynagrodzenia i niezbędnych szkoleń), scharakteryzowanie kontrahentów biznesowych oraz określenie formy nawiązywania współpracy. Do tego elementu często dodaje się informację o wyborze formy opodatkowania. Następnie przechodzimy do jednego z najtrudniejszych etapów, czyli wyznaczenia harmonogramu realizacji i spisania niezbędnych czynności przy założeniu ich zależności i czasu trwania. Gdy harmonogram zostanie już skrupulatnie przygotowany, należy przeanalizować rynki zbytu oraz konkurencję. Kolejnym rozdziałem może być próba uzasadnienia przedsięwzięcia i określenia miejsca na rynku. Przedostatnim etapem jest sporządzenie planu finansowego, czyli inaczej rachunku zysków i strat oraz rachunku przepływów pieniężnych (cash flow). Na koniec dokonujemy analizy wrażliwości - czyli próbujemy określić ryzyko niepowodzenia inwestycji.