W dzisiejszych czasach biznes plan stał się jednym z częściej spotykanych dokumentów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Jest on narzędziem skutecznego i efektywnego zarządzania, może być podstawowym źródłem informacji dla potencjalnych inwestorów, czy dokumentem wymaganym przy ubieganiu się o kredyt. W zależności od celu, któremu dokument

ten ma służyć, będzie on zawierał różne informacje o różnym stopniu szczegółowości i z tej też przyczyny najczęściej zlecamy jego opracowanie profesjonalnym firmom doradczym. Niekiedy jednak napisanie prostego biznes planu, np. do wniosku o niewielki kredyt inwestycyjny, jest w zasięgu możliwości znacznej grupy osób bez wykształcenia ekonomicznego. Jak więc samodzielnie napisać biznes plan?

Zanim zaczniemy pisać ...
należy wiedzieć do kogo adresowany jest ten dokument i jakie są oczekiwania adresata. Jakkolwiek podstawowe elementy składowe biznes planu są względnie stałe, to jednak zakres opracowania poszczególnych fragmentów może być różny. Banki będą oczekiwały, że znajdą tam odpowiedź na pytania: Ile i na co chcemy pożyczyć? Co będzie podstawowym źródłem spłaty kredytu i odsetek? Kiedy dług może zostać w całości spłacony? Jaka jest wrażliwość projektu na zmiany zachodzące w otoczeniu firmy tj. zmiany kursów walut, wzrost aktywności konkurentów itp.? Czy kredytobiorca jest w stanie przetrwać niepowodzenia które mogą wystąpić w okresie spłaty kredytu?

W przypadku, gdy biznes plan jest adresowany do potencjalnego inwestora (przyp. tu warto skorzystać z profesjonalnego doradztwa), ten chciałby zapewne wiedzieć jakie są ryzyka wiązane z prowadzoną działalnością, a także jaka jest stopa i okres zwrotu inwestycji oraz w jaki sposób może on wycofać z zyskiem zaangażowany kapitał (czy poprzez sprzedaż przedsiębiorstwa, jego udziałów, czy też przez coroczne wypłaty zysku w formie dywidendy).

Plany wykorzystywane dla potrzeb wewnętrznych są ważnym narzędziem wspierającym zarządzanie. Umożliwiają one ocenę działania osób odpowiedzialnych za prowadzenie firmy lub wykonywanie określonych obowiązków, stanowiąc jednocześnie ważne źródło informacji o oczekiwaniach właścicieli w stosunku do wyników działania Zarządu czy managerów. Z tego też powodu biznes plan pisany na użytek wewnętrzny, obejmować powinien dobrze rozwiniętą część planów operacyjnych, ze wskazaniem osób odpowiedzialnych za ich realizację.

Elementy biznes planu .

Streszczenie - to jeden z ważniejszych elementów tego opracowania. Musimy zdać sobie sprawę z tego, że tylko nieliczni przeczytają dokument w całości. Większość ograniczy się właśnie do streszczenia i przejrzy pozostałą zawartość opracowania. Streszczenie pisane jest zwykle na końcu i obejmuje zwięzły skrót informacji zawartych w całym dokumencie. W streszczeniu należy przeze wszystkim opisać główne wnioski z przeprowadzonych analiz i upewnić czytelnika, że projekt zakończy się sukcesem. Warto też podać podstawowe dane finansowe i jasno określić swoje oczekiwania.

Kolejny rozdział nosi tytuł „Podstawowe informacje dotyczące projektu”. Ten fragment opracowania powinien zawierać informacje o zakresie planowanego przedsięwzięcia i osobach podejmujących się jego realizacji. Zaraz po zestawieniu podstawowych danych rejestracyjnych firmy, przedstawia się jej historię. Fragment ten jest szczególnie ważny, jeżeli opisywane przedsięwzięcie jest naturalną konsekwencją obranej w przeszłości ścieżki rozwoju przedsiębiorstwa. Opisując przedsięwzięcie odnosimy się do aspektów formalnych (takich jak wymagane pozwolenia, koncesje) oraz spraw technicznych i organizacyjnych (np. źródła i warunki zakupu). Całość uzupełniamy o życiorysy zawodowe osób odpowiedzialnych za zarządzanie przedsiębiorstwem i realizację projektu. Celem tej części opracowania jest wykazanie, że projekt jest odpowiednio przygotowany do realizacji, zaś osoby odpowiedzialne za jego przygotowanie i prowadzenie mają odpowiednie doświadczenie i kompetencje, gwarantujące sukces przedsięwzięcia.

Opis aktualnej sytuacji rynkowej. W tej części planu prezentowane są dane dotyczące docelowego rynku działania przedsiębiorstwa. W opinii wielu inwestorów, ten fragment opracowania stanowi najważniejszy i zarazem najtrudniejszy fragment biznes planu. Rzetelne przedstawienie rynku i jego potencjału, rzutować będzie na założenia dotyczące prognozy przychodów oraz zagrożenia wpływające na możliwość jego realizacji. W tej części przedstawia się również przegląd sytuacji marketingowej, czyli działania firmy i jej konkurentów na płaszczyźnie poszczególnych elementów strategii marketing mix (strategie produktu, promocji, dystrybucji i polityki cenowej), a także krótką charakterystykę aktualnych i potencjalnych nabywców naszych produktów (kim są, dlaczego kupują, kto podejmuje decyzję o zakupie, kto bierze udział w procesie decyzyjnym zakupu, jakie są ich wymogi oraz niezaspokojone potrzeby).

Analiza problemów i możliwości. Ten fragment wiąże się ze wskazaniem głównych problemów i zagrożeń projektu oraz wskazaniem okoliczności uzasadniających jego realizację. Zwykle ma on kształt uproszczonej analizy SWOT (Siły, Wady, Okazje, Trudności). Dwa z elementów tej analizy (Siły i Wady) odnoszą się do wewnętrznego potencjału i słabości przedsiębiorstwa (np. duże doświadczenie właścicieli oraz brak odpowiedniego potencjału kapitałowego lub przestarzałe urządzenia). Pozostałe dwa opisują ryzyka, trudności i okazje wynikające z otoczenia zewnętrznego ( np. ograniczenia prawne, zmiany struktury wiekowej ludności, itp.).

Cele do zrealizowania w poszczególnych segmentach rynku. Ogólny potencjał opisany w części dotyczącej sytuacji rynkowej, zestawiony z możliwościami przedsiębiorstwa wynikającymi z analizy jego zasobów, daje podstawy do sformułowania celów przedsiębiorstwa i sposobów ich realizacji. W tej części opracowania opisuje się m.in.:

Niezbędne nakłady inwestycyjne i źródła ich finansowania.
Oczekiwania dotyczące wielkości i wartość sprzedaży.
Rodzaje i wysokość kosztów operacyjnych.
Strategie marketingowe wspierające realizację założonych celów.

Ta część biznes planu, stanowi założenia do projekcji wyników finansowych przedsiębiorstwa oraz wyznaczania programów działania i wskazywania zadań dla poszczególnych komórek organizacyjnych firmy. Należy przy tym pamiętać, że cel w odróżnieniu od misji przedsiębiorstwa jest konkretny, mierzalny oraz winien być osiągnięty w oznaczonym horyzoncie czasowym.

Plany operacyjne, bądź harmonogram działania.

W zależności od celu opracowania, ta część biznes planu może stanowić zbiór planów operacyjnych dla poszczególnych komórek organizacyjnych, bądź ograniczać się do harmonogramu działań zmierzających do realizacji opisanych celów przedsiębiorstwa. W przypadku pisania planów operacyjnych niezmiernie istotną kwestią jest wskazanie osób odpowiedzialnych za ich realizację i wyznaczenie sposobów kontroli wykonania wytyczonych celów. W każdym przypadku, ta część biznes planu powinna obejmować harmonogram czasowy, porządkujący i scalający wszystkie działania.

Prognozy finansowe.

Część finansowa biznes planu, przedstawia tabelaryczne zestawienie przychodów i kosztów w okresie prognozy, oraz zmian majątku i struktury jego finansowania. Pierwszym zestawieniem jest „Rachunek zysków i strat”. Prezentujemy w nim planowane przychody ze sprzedaży produktów i usług, zestawione w poszczególnych latach, kwartałach bądź miesiącach, wraz z kosztami niezbędnymi do poniesienia w celu ich osiągnięcia (tj. wynagrodzenia, usługi obce, zużycie materiałów i energii). Kalkulując koszty należy zwrócić jednak uwagę, że stosownie do przepisów określających zasady opodatkowania i zasad rachunkowości, nie każdy wydatek jest kosztem. Kolejne zestawienia obrazują aktywa i pasywa przedsiębiorstwa. W pozycji aktywa odzwierciedla się wartości poszczególnych składników majątku tj.: eksploatowane środki trwałe, środki trwałe w budowie, niezbędne zapasy materiałów, saldo gotówki na rachunku bankowym i w kasie, czy przewidywany poziom niezapłaconych należności. Druga strona bilansu – pasywa – pokazuje źródła finansowania tego majątku. Do źródeł tych zaliczamy kapitały własne (w tym nie wypłacone przez właścicieli zyski) oraz krótko i długoterminowe zobowiązania wobec innych podmiotów. Ponieważ suma aktywów i suma pasywów muszą być sobie równe – z zestawienia aktywów i pasywów (zwanego bilansem) łatwo odczytać jaki musi być poziom zadłużenia przedsiębiorstwa, aby sfinansować obecne i przyszłe składniki jego majątku. Najistotniejsze jest jednak to, aby wykazać, że nadwyżki finansowe generowane przez projekt pozwolą na spłatę tego zadłużenia i akumulację zysku satysfakcjonującego właścicieli.

Na zakończenie należy dodać ważną uwagę praktyczną. Najtrudniej jest zacząć, później poszczególne elementy biznes planu będą się składać w jedną całości i pokażą obraz Państwa przedsiębiorstwa.

 

Robert Bęben
Grupa EGEA Sp. z o.o.
Autor jest pracownikiem naukowym Katedry Marketingu Uniwersytetu Gdańskiego.